در حال حاضر فقط میتوان در معاملات قطعی و قطعی رهنی بصورت سیستمی مفاصاحساب دریافت کرد.لذا در مورد صلح عمری و زمین و سرقفلی و منافع ملک همچنان اخذ مفاصاحساب بصورت فیزیکی امکانپذیر است.

طبق قانون دفاتر اسناد رسمی موظف هستند قبل از تنظیم اسناد استعلاماتی را اخذ نمایند.یکی از این مراجع اداره دارایی محل وقوع ملک است.اهمیت دیگر آن بخاطر محاسبه ارزش معاملاتی مورد معامله است که مبنای اخذ و وصول وجوه دولتی و حق التحریر می باشد.

اصولا دفاتر اسناد رسمی برای اینکه بتوانند مشخصات مورد نیاز ملک(آپارتمان)را برای اداره دارایی ارسال کنند نیازمند مدارکی هستند از جمله:1_سند مالکیت 2_گواهی پایان کار 3_صورتمجلس تفکیکی 4_مبایعه نامه 5_مشخصات فروشنده و خریدار 6_شماره تماس ثابت و همراه و کد پستی معتبر

انتقال سرقفلی مستلزم دریافت مفاصاحساب دارایی و نیز مالیات مشاغل میباشد که تعیین مقدار آن فقط توسط ممیزین اداره دارایی امکانپذیر است.پس در این موارد دفاتر اسناد رسمی فرم مخصوص را آماده و ممهور کرده و از مالک میخواهند تا با مراجعه به اداره دارایی مفاصای مشاغل مزبور را دریافت نمایند.

در ارسال مشخصات ملک مورد معامله یکی از مواردی که باید توسط دفترخانه تکمیل شود اداره دارایی مربوط به محل وقوع ملک است.چرا که اگر از همان بدو شروع عملیات ارسال اداره دارایی به اشتباه تعیین شود پروسه تنظیم سند طولانی میشود.تعیین ردیف و بلوک نیز از جمله اطلاعات مورد نیاز برای ارسالمشخصات مورد معامله میباشد.