به موجب نص صریح بند ۲ از ماده ۱۲ آیین نامه اصلاحی  قانون دفاتر اسناد رسمی ، دفاتر مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته های مالی نیستند ، نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد یا ضمانت شده باشد و یا آنکه موضوع گواهی امضاء شده ، عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده باشدو از آنجایی که مبایعه نامه نیز جزء اسنادی بشمار میرود که هم مالی محسوب میشود و هم ارکان تعهد مالی و مال غیرمنقول را در خود دارد لذا سردفتر قانونا مجاز به گواهی امضا نمی باشد.

در خصوص این نوع گواهی امضا اشخاصی که قصد شهادت دارند باید فرم مربوطه را تهیه کرده و همراه با شناسنامه و کارت ملی و گواهی فوت متوفی به دفترخانه مراجعه نمایند.تعداد شهود برای گواهی انحصار وراثت 3 نفر می باشد که دفترخانه پس از احراز هویت هر یک از آنها امضاء نامبرده را در برگه مزبور گواهی می نماید.در حال حاضر گواهی امضا نیز بصورت سیستم ثبت آنی تنظیم میشود و شامل اثر انگشت و سایر تشریفات مربوطه میشود.

سندگواهي امضاء شده ،سندي عادي ولي مسلم الصدورمحسوب مي شود ودرصحت انتساب آن به امضاء كننده ترديدي وجودنداردواثبات خلاف آن جزازطريق ادعاي جعل ،امكان پذيرنيست که آن هم به این دلیل است که سند عادیست. لکن اسناد گواهی امضاء شده قابل پذيرش دركليه مراجع قضائي واداري را دارند ولی قابليت و قوه اجرائي ازطريق واحدهاي اجراي اسنادرسمي راندارد.زيرا قدرت اجرائي ازويژگيهاي سندرسمي ويااسنادي است كه بموجب قانون درحكم سندرسمي محسوب مي شوند.

خیر.زيراگواهي امضاء الزاما و طبق قانون فقط ‌دريك نسخه تنظیم و تهيه مي شود و نسخه اصلي که به امضا سردفتر رسیده و ممهور به مهر دفترخانه شده به متقاضي تسليم مي شود وصرفا تصوير (فتوكپي ) نوشته گواهي امضاء‌شده دردفترخانه باقي خواهد ماند.پس مجددا باید گواهی امضاء جدیدی تنظیم شود.

براي گواهي امضاء اشخاص كور وكروگنگ وبيسواد عينا مانند تنظيم سایر اسناد رسمی قانون اجرا می شود بنحوی که علاوه برمعرفين ، حضوريك نفرمعتمدنیز الزامي است تاضمن قرائت متن سند مورد گواهي امضاء‌ و تفهيم آن به شخص امضا کننده ،نسبت به امضاء‌محل مخصوص امين در اوراق و راهنمایی وی برای اخذ اثر انگشت اقدام نمايند.وشخص بيسواد نيزبايد ذيل نوشته را انگشت زده وسردفترنيزاثرانگشت آنهارا گواهي مي كند وتصديق اثرانگشت به منزله تصديق امضاء خواهد بود.

اصولا اين قبيل نوشته ها بدليل مغايرت بامواد 46و47 و48 قانون ثبت مصوب 1310 ونظم عمومي و لزوم وصول حقوق دولتي مثل حق الثبت ، مالیات نقل و انتقال و ارزش افزوده و جلوگيري ازمعاملات معارض وعادي ، وفلسفه وجودي سازمان ثبت اسناد واملاك كشور ودفاتراسنادرسمي وباعنايت به سايرقوانين ومقررات كشوري قابل گواهي امضاء‌نيستند.

 اقراربه وصول وجه نقد بعنوان يكي از موارد ممنوعيت گواهي امضاء‌ میباشد.زيرا اين قبيل نوشته ها بسيار شايع بوده وگواهي امضاء‌ اين نوع اقرارنامه های عادی بین طرفین بدليل لزوم وصول حق الثبت وحق التحرير و مالي بودن سند ، صحيح به نظرنمي رسد . آراءوحدت رويه صادره درزمينه اقرارنامه هاي مالي ازجمله اقرارنامه وصول مهريه ،ومالي تلقي نمودن آنها ازحيث دريافت حق التحرير ،مويد اين نظروگرايش سازمان ثبت وكانونها به اين نوع تفسير مي باشد .علاوه براين ها اقرارنامه هاي مربوط به دريافت خسارات ويا بهاي املاك درمسير توسعه طرح هاي عمراني وملي درسطح كشور كه كاملا مالي شناخته شده وحق التحرير وحق الثبت اين نوع اسناد ازماخذ مبلغ دريافتي محاسبه مي شود مويد اين نظراست .

رضايت نامه هاي مربوط به پرونده هاي كيفري مطروحه درمراجع قضائي بدليل ارتباط موضوع با نظم عمومي ونظربه آثارحقوقي  خصومت بين اشخاص قابل گواهی امضاء توسط دفاتر نمیباشند.گرچه گواهي امضاء آن خلاف صريح قانون نيست.نظربه آثارمالي اين قبيل اسناد كه گاه شامل ديه قتل و یا جرح نيز مي شود، بهتراست كه اين قبيل رضايت نامه ها بصورت سند رسمي تنظيم شوند تا از حيث احراز هويت وانكار وترديد هاي بعدي مصون باشند.و البته مراجع قضائي وانتظامي نيز اغلب سند رسمي را پذیرش میکنند .