در مواردیکه طرفین قولنامه عادی یا مدارک دیگری میان خود شرط کرده باشند که در موعد معین سند معامله آنان در دفترخانه مشخص ثبت شود چنانچه سند موضوع قولنامه در موعد مقرر در آن دفتر به ثبت نرسد بدرخواست کتبی ذینفع به صدور گواهی از طرف سردفتر در زمینه علت عدم انجام معامله در نمونه ای که بضمیمیه این بخشنامه صادر می شود بلامانع خواهد بود.

در مواردیكه مالك زمین مدعی است در مورد معامله احداث بنا از قبیل خانه و دكان وغیره شده است نامبرده را هدایت كنید با مراجعه به ثبت محل درخواست اعزام نماینده به محل برای انعكاس تغییر وضعیت در ملك نموده و سپس با دریافت رونوشت صورت مجلس معاینه محل و گواهی ثبت مربوطه اقدام به ثبت با مستحدثات آن بنمایند و هرگاه طرفین معامله علاقمند باشند بنا به اظهار خودشان تغییر وضع ملك در سند منعكس شود در این صورت بخریدار تذكر دهید كه مسئولیت با خود اوست.

اگر چه دفتریار به پیشنهاد سر دفتر و در صورت تصویب سازمان انتخاب میگردد ولی تغییر او در صورت بروز اختلاف به پیشنهاد سر دفتر مجوزی ندارد بایستی بموضوع اختلاف رسیدگی و در صورت وقوع تخلف متخلف تعقیب گردد.

در صورتيکه اضافه مساحت ناشي از تغيير طول و ابعاد نباشد مالک از اداره ثبت درخواست اصلاح مساحت نموده و پس از پرداخت بهاي اضافه مساحت (به نرخ روز معامله) در وجه مالک اوليه با توديع مبلغ در صندوق ثبت، سند مالکيت اصلاح مي گردد.

خرید و فروش مقدار واقع در طرح‌های شهرداری که در میان مردم به عقب‌نشینی معروف است بستگی به توافق افراد دارد. هر چند در سند رسمی ملک متراژ مشخص است ولی معمولاً افراد این میزان را از متراژ کل ملک کسر کرده و مبلغ باقیمانده را به فروشنده پرداخت می‌کنند.

اساساً در خصوص املاك ثبت شده چنانچه واحد ثبتي به هر علتي با درخواست تفكيك و افراز ملك مخالفت نمايد مرجع اعتراض دادگاه مي باشد كه با تقويم دادخواست به دادگاه عمومي محل وقوع ملك مي بايد نسبت به تصميم واحد ثبتي اعتراض صورت گيرد.

اساساً در خصوص املاك ثبت شده چنانچه واحد ثبتي به هر علتي با درخواست تفكيك و افراز ملك مخالفت نمايد مرجع اعتراض دادگاه مي باشد كه با تقويم دادخواست به دادگاه عمومي محل وقوع ملك مي بايد نسبت به تصميم واحد ثبتي اعتراض صورت گيرد.

وقتي كه سند ملاكيت از بين برود و اثري از آن باقي نماند يا گم شود مالك مي‌تواند از اداره ثبت محل وقوع ملك تقاضاي صدور سند مالكيت المثني نمايد.

الف- هيات نظارت : براي رسيدگي به كليه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاك در مقر هر دادگاه استان هياتي به نام هيات نظارت مركب از رئيس ثبت استان يا قايم مقام او دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزير دادگستري (در حال حاضر به انتخاب رييس قوه قضاييه) تشكيل مي شود. هيات مزبور به كليه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتي در حوزه قضايي استان رسيدگي مي نمايد. ب- شواري عالي ثبت: در مواردي كه آراء هيات هاي نظارت متناقض و يا خلاف قانون صادر شده باشد موضوع را براي رسيدگي و اعلام نظر به شوراي عالي ثبت ارجاع مي نمايد و در صورتي كه راي هيات نظارت به موقع اجرا گذاشته نشده باشد, طبق نظر شوراي عالي ثبت به موقع اجرا گذارده مي شود و در مورد ايجاد وحدت رويه نظر شوراي عالي ثبت براي هياتهاي نظارت لازم الاتباع خواهد بود.

مالک یا قائم مقام قانونی او ضمن ارائه اسناد مالکیت ، تقاضای تجمیع پلاکهای مورد نظر را می کند ؛ اداره ثبت پس از معاینه محل وتطبیق محدوده پلاکها واحراز عدم تجاوز وتعارض با پلاکهای مجاور در صورتیکه چند پلاک عملاً به صورت پلاک واحد در آمده باشند صورت مجلس ونقشه تجمیعی تنظیم وپس از ابطال اسناد مالکیت اولیه ،سند مالکیت جدید با مساحت وحدود ومشخصات فعلی صادر وتسلیم می کند.

هر سردفتر و یا دفتریاری كه مشمول خدمت سربازی می شود یا مدت معافیت آنها مقتضی می شود باید از ادامه اشتغال آنها جلوگیری و تا تعیین تكلیف قطعی طبق گواهی اداره نظام وظیفه امور دفریاری را بدفتر یار دیگری تحویل و در مورد سردفتر كفالت دفرخانه را به سردفتر نزدیكترین دفترخانه محل واگذار و با تنظیم صورتمجلس تحویل نمایند. . 

برگ مخصوصی است چاپی و رسمی که دارای شکل و فرم خاص و ستون های معینی است که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور منتشر شده و در اختیار متقاضیان ثبت املاک قرار می گیرد. این فرم در واقع ، جهت درخواست ثبت ملک تنظیم می شود.

دعاوی حقوقی را که موضوع آن بی اثر کردن و یا از اعتبار انداختن یک یا چند سند رسمی می باشد را دعوای ابطال سند رسمی می نامند.

ابطال و اصلاح سند مالکیت به 2 صورت 1-  بدون حکم دادگاه (ابطال سند مالکیت به حکم قانون- ابطال سند مالکیت معارض به وسیله اداره ثبت- معامله نسبت به ملک با مساحت معین- ابطال یا اصلاح سند توسط هیأت نظارت) و 2- با حکم دادگاه صالح(هرگاه ملکی بر خلاف اصول قانونی به ثبت رسیده باشد-هرگاه در اسناد مالکیت تعارض وجود داشته باشد-سندی که مخل حقوق دیگران باشد-اشتباه در عملیات تفکیک)  امکان‌پذیر است.

از جمله مواردی که اعتبار اسناد را دچار خدشه می‌کند، می‌توان به ثبت ملک بدون رعایت مقررات قانونی؛ صدور اسناد مالکیت معارض؛ صدور اسناد مالکیت اشتباه؛ ثبت اراضی موات، اموال عمومی و موقوفات توسط اشخاص سودجو و ابطال اسناد بنا به ضرورت اشاره کرد.

مستند به ماده ۲۲ قانون ثبت اسناد و املاک، فردی مالک است که سند رسمی دارد یا سابقه ثبتی به نام اوست. پس هرگونه نقل و انتقال اموال غیرمنقول مانند زمین و ساختمان باید به ‌صورت رسمی باشد. در صورتی که سند اولیه به نام افراد باشد یا قولنامه (بیع‌نامه) ملکی به نام فرد باشد می‌توان آن را اجاره داد و وجود یا عدم وجود پایان‌کار مانع اجاره دادن ملک نیست.

حقوق ثبت را ديگر نمي توان منحصراً در حيطه خصوصي تعريف و طبقه بندي كرد, زيرا اين رشته حقوقي از ابعاد مختلف با حقوقي از ابعاد مختلف با حقوق عمومي ارتباط پيدا كرده و قواعد آن در غالب موارد, واجد جنبه آمرانه بوده و با نظم عمومي مرتبط مي باشد.

املاكي كه حسب دستور مراجع صالحه بازداشت مي‌شوند اعم از اينكه دراي سند مالكيت باشد يا نباشند حسب  همان مراجع از آنان رفع بازداشت مي‌گردد. پس از وصول دستور رفع بازداشت كه معمولا بايستي 1- ممهور به مهرمرجع تقاضاكننده باشد.2- اشاره به نامه قبلي كه بموجب آن تقاضاي بازداشت شده داشته باشد.3- مشخصات كامل ملك اعم از شماره تاريخ و غیره در آن قيد شده باشد.

باید توجه داشت که اگرچه کوچه عمومی است، اما ساکنان کوچه در حد رفت و آمد خود نسبت به آن حق دارند که به این حق، «حق ارتفاق نسبت به ملک غیر» گفته می‌شود. این حق به آن معنا است که پارک خودرو در کوچه‌ها نباید مانع رفت و آمد صاحبان منزل شود. اما اگر کسی شما را تهدید به پنجری خودرویتان کرد به لحاظ ایراد ضرر مالی تا ۷۴ ضربه شلاق یا ۲ ماه تا ۲ سال حبس دارد، همچنین تخریب عمدی اموال دیگران از ۶ ماه تا ۳ سال حبس خواهد داشت.

طبق ماده 45 آئین نامه قانون ثبت اداره ثبت در صورت مراجعه متقاضی یا اعلام شهرداری یا اطلاع از موضوع باید مقدار تعریض را پس از بررسی مقدماتی و بازدید و معاینه محل صورت مجلس تنظیم و پس از ابطال سند مالکیت قبلی سند مالکیت جدید با مشخصات ومساحت وطول اضلاع باقیمانده صادر و تسلیم مالک کرد.

مالک می تواند موضوع را به اداره ثبت اسناد واملاک محل وقوع ملک اعلام کند اداره ثبت پس از بازرسی ومعاینه محل وتطبیق حدود ملک با مجاورین واحراز عدم تجاوز وتعارض به املاک مجاور با رعایت ماده 149 قانون ثبت اقدام به اصلاح سند مالکیت خواهد کرد.

پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتی که سند مالکیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد، دفتر املاک اصلاح و الآ پس از مطالبه و ملاحظه سند مالکیت یک جا اقدام می گردد.

پس از احراز اشتباه به شرط اینکه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حد فاصل نباشد، اصلاح آن بلامانع است.

رای رسیدگی به اختلافات و اشتباهات حاصله در امور مربوط به ثبت املاک و ثبت اسناد و تشخیص وقوع و موثر بودن اشتباه و رفع اختلاف و اخذ تصمیم مقتضی، دو هیات به عنوان شورای عالی ثبت و هیات نظارت در اداره کل ثبت تشکیل می شود، شورای عالی ثبت، مرکب خواهد بود از مدعی العموم دیوان عالی تمیز و مدیر کل امور قضایی (یا یک نفر از اعضای عالی رتبه برای تعیین وزیر عدلیه) و مدیرکل ثبت. اما تشکیلات شورای عالی ثبت در ماده ٢۵‏ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۵/۱۰/۱۳۵۱ تغییر نمود. شورای عالی ثبت از جمله مراجع اداری مهمی است که در سازمان ثبت اسناد و املاک تشکیل می شود. در ماده ٢۵‏مکرر قانون اثبت اسناد و املاک مقرر گردیده است: مرجع تجدید نظر نسبت به آراء هیات نظارت شورای عالی ثبت خواهد بود، که دارای دو شعبه  مربوط به املاک و شعبه مربوط به اسناد .می باشد 

سازمان ثبت اسناد و املاک (تهران) ‏است و طبق بند یازده آیین نامه اجرای رسیدگی به اسناد معارض، جلسات شورای عالی ثبت حداقل هفته ای یک بار خارج از ساعات اداری تشکیل می گردد.

ذی نفع در موضوع مطرح شده هیات نظارت؛ و رئیس سازمان ثبت اسناد وا املاک کشور در مواردی که آراء هیاتهای نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده با شد، به منظور ایجاد وحدت رویه موضوع برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می گردد؛صلاحیت محلی هیات نظارت هر استان مربوط به اختلافات و اشتباهات ثبتی مربوط به حوزه قضایی همان استان می باشد و صلاحیت رسیدگی به اشتباهات و اختلافات ثبتی خارج از استان را ندارند.

هرگاه  بین دو دلیل تضاد ، برخورد ویا تصادمی بهر صورت ایجاد شود،  این وضع را در اصطلاح ثبتی تعارض می نامند . اگر چنانچه بین دو مدلول چنین برخورد وتضادی حاصل شود، آنرا تزاحم می گویند . تعارض دودلیل می تواند تعارض بین دو اقرار یا دوحکم دادگاه ویا بین مفاد دو بنچاق وامثال آن حاصل شود که تمام این موارد را تعارض ادله (دلیل ) می نامند.

درقانون ثبت به املاکي اطلاق مي شود که در موقع پلاک کوبی در ثبت عمومی در دفتر توزيع اظهار نامه به نام اشخاص معرفی گرديده ولی تاکنون از طرف مالک ويا قائم مقام قانونی وی در خواست ثبت آن به عمل نيامده باشد و متصرفين اينگونه املاک می توانند باتوجه به دفاتر توزيع اظهارنامه که در ادارات ثبت موجود ميباشد همچنين مدارک عادی خريداری نسبت به درخواست ثبت آنها اقدام نمايند.

املاك جاري به املاكي اطلاق مي‌شود كه سابقه ثبت در دفتر املاك نداشته باشد بديهي است صدور سند مالكيت نسبت به املاك جاري وقتي امكان پذير است كه تحديد حدود آنها به عمل آمده و زمان واخواهي نسبت به اصل و تحديد بلامعارض سپري شده باشد.املاك ثبت شده به املاكي اطلاق مي‌شوند كه داراي سابقه ثبت در دفتر املاك هستند.

دفاتر اسناد رسمي مكلف هستند هنگام انجام هرگونه معامله نسبت به املاك جاري قبلا جريان ثبتي آنها را از اداره ثبت محل وقوع ملك پرسش نمايند هم چنين پاره‌اي از دستگاههاي اجرائي ذيربط و يا مراجع صالحه قضايي نيز در مواقع ضروري و لازم مجاز به استعلام جريان ثبتي املاك جاري هستند.

دفترچه اي است بهادار كه بعد از پرشدن ستونهاي نقل و انتقالات سند مالكيت كه در صفحات آخر اسناد مالكيت پيش بيني شده است حسب تقاضاي مالك و با رعايت تشريفات بدان ضميمه مي‌گردد.