قوانین دفاتر اسناد رسمی

فهرست عناوین

قوانین دفاتر اسناد رسمی

تشکیل دفترخانه

بند۱- پس از صدور ابلاغ سر دفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سر دفتر دفترخانه را حداكثر ظرف سه ماه تشكیل و شخص منتصب رسماٌ اشتغال به سمت خود پیدا كند والا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده ۷ ابلاغ سردفتر كان لم یكن خواهد بود در صورتی كه سر دفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشكیل ندهند ثبت محل بایستی مراتب را جهت تعیین تكلیف سر دفتر به سازمان ثبت گزارش دهند .”قوانین دفاتر اسناد رسمی “
بدیهی است اداره كل امور اسناد و سردفتران باید بلافاصله بعد از صدور ابلاغ مراتب را با تفهیم مفاد ماده ۷۴ قانون دفتر اسناد رسمی با آخرین آدرس تعیین شده از طرف متقاضی بوسیله پست سفارشی بنامبرده اخطار نمایند در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود .
اصلاحی بخشنامه شماره ۱۲۱۵/۲ – /۲/۵۶

مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمی

مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمی
بند ۲ – مهر و تابلو و دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در كلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی كامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد .
اصلاحی فرازدو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال ۴۹


بند ۲ – مهر و تابلو و دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در كلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی كامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد .
اصلاحی فرازدو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال ۴۹

نحوه انتخاب محل دفتر خانه
بند ۳ – تعیین محل دفترخانه اعم از تاسیس و انتقال با توجه به ماده قانون دفاتر اسناد رسمی مصوبه سال ۱۳۵۴ و بند یك ماده ۳۰ آئین نامه همان قانون بعمل خواهد آمد و از نظر حسن جریان امور دفاتر مزبور لازم است حد المقدور سعی شود فاصله دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق كنمتر از سیصد متر نباشد . بدیهی است ادارات و واحدهای ثبتی در انتخاب محل باید به تراكم جمعیت و نیاز اهالی توجه فرمایند .
اصلاحی بخشنامه شماره ۱۷۶۵۹/۲ – ۲۹/۶/۵۳

منع دفاتر از اقدامات تبلیغاتی

بند ۴ – اقدامات تبلیغاتی از قبیل انتشار آگهی و غیره برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مخالف شئون سردفتری و به طور كلی ممنوع است .مشکلات شغل سردفتری چیست؟
اصلاحی فراز سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

محفظه مطمئن برای حفظ اسناد و دفاتر
بند ۵ – دفاتر اسناد رسمی باید برای حفظ اسنا د و دفاتر و وجوه محفظه مطمئنی داشته باشند .
اصلاحی بند یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ .

نحوه اخذ تضمین از سردفتران و دفتریاران
بند۶- بمنظور رعایت ماده ۱۷ قانون دفاتر اسناد رسمی و مواد ۹ و ۱۰ آئین نامه های همان قانون لازم است . سردفتران و دفتریاران وثیقه ملكی مفروز با وجه نقد و با ضمانت بالنكی به میزان مقرر در بند ۲ ماده یك آئین نامه را معرفی نمایند . در صورت معرفی ضامن از طرف سر دفتران و دفتر یاران اعتبار ضامن ضمانی محرز خواهد شد كه مشارالیه نیزبه همان ترتیب وثیقه نقدی یا ملكی معرفی نماید . لزوماٌ متذكر می شود كه مفاد بند ماده ۹ آئین نامه باید در سند تنظیمی تصریح گردد .
اصلاحی بخشنامه ۷۶۶۱/۲ – ۱۳/۹/۱۳۵۶
اصلاحی بخشنامه شماره ۱۴۹۰۹/۲-۲۰/۱۲/۵۴

تضمین سردفتران و دفتریاران
بند ۷ – اسناد ضمانتنامه سردفتران و دفتریاران را به طور مطلق تعیین و اعتبار آن را محدود بمدت معین نكرده موكول به فسخ سند وسیله مرجع صالح بنمائید نحویكه مادام حساب دوره عمل سر دفتر رسیدگی و تصویه نشده ضمانت قابل استفاده باشد و شامل موارد انتقال و كفالت و غیره نیز بشود و نیز هر وقت تقاضای انتقال سردفتری می شود یا دفتر یاری به طزور موقت برای دفتر یاری دفتری دیگر پیشنهاد می شود كه موقتاٌ در دو دفتر انجام وظیفه نماید باید ضمانت نامه او به موجب سند رسمی دیگری طبق همین دستور اخذ شود كه دیگر اشكالی پیش نیاید .
اصلاحی بند چهل و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال کتاب آموزش تخصصی و کاربردی کار در دفاتر اسناد رسمی۴۹

محفظه مطمئن برای حفظ اسناد و دفاتر

تنظیم نامه بانكی سردفتران و دفتریاران
بند۸ – اغلب مشاهده می شود كه مدت اعتبار تضمین نامه های بانكی محدود به سازمان معین گردیده است كه پس از انقضای موعد تعیین شده از درجه اعتبار ساقط و در نتیجه ممكن است بعضی از سردفتران و دفتر یاران بدون داشتن تضمین ابواب جمعی مشغول كار باشند . لذا در اجرای بند ۳ از ماده ۹ و ۱۰ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی روسای ادارات و واحدهای ثبتی موظفند قبل از انقضای مدت قید شده در تضمین نامه های بانكی به سردفتران و دفتر یاران مشمول با قید ضرب الاجر اخطار نمایند كه نسبت به تمدید مدت تضمین با تبدیل آن اقدام و همچنین موضوع را تا نتیجه كامل برابر مقررات مزبور پیگیری نمایند و ضمناٌ مراقبت كامل شود كه این مطلب در ضمانت های بانكی همه وقت قید شود ( در صورتی كه در راس مدت مقرر وجه ضمانت نامه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مطالبه نشود بانك متعهد است كه وجه مورد ضمانت را راسا در پایان مدت مقرر در وجحه سازمان ثبت و اسناد و املاك كشور پرداخت نماید . ) لذا آقایان مدیر كل و روسای واحدهای ثبتی مراقبت و نظارت كامل در اجرای این بخشنامه بنمایند و نیز بررسی شود در صورتیكه مدت تضمین نامه بانكی سردفتران و دفتریاران تا كنون مقتضی شده باید در تجدید آن فوراٌ اقدام و نتیجه را اعلام نمایند .
اصلاحی بخشنامه شماره ۷۶۶۱/۲ – ۱۴/۹/۱۳۵۶ .

تبدیل و یا تعویض وثیقه سر دفتر و دفتریار
بند ۹- نظر به اینكه سردفتران و دفتریاران قبل از تصویب آئین نامه دفاتر اسناد رسمی تضمین سر دفتری و یا دفتر یاری معرفی نموده و اكنون جهت تبدیل و یا تعویض آن تقاضای تبدیل یا ایداع وثیقه دیگری می نمایند، لازم است به كلیه واحدهای ثبتی اعلام گردد از این به بعد برابر ماده ۹ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و شقوق آن اقدام نمایند.
اصلاحی بخشنامه شماره ۱۶۱۶۹/۵-۲۷/۹/۵۸ .

فك تضمین ملكی سردفتران در قبال پرداخت وجه سند
بند ۱۰- در مواردیكه برخی از سردفتران و دفتریاران برای فك رهن از ملكی كه آن را در قبال وجه تضمینی سردفتری و دفریاری خود در ادارات ثبت بوثیقه گذارده اند چنانچه معادل وجه تضینی را نقداً بصندوق ثبت تودیع نمایند با توجه به بند پنجم ماده ۹ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴ تبدیل تضمین و فك رهن طبق مقررات مانعی نداشته و محتاج به اقدام دیگری نیست.
بخشنامه شماره ۲۷۷۷/۲ – ۸/۴/۵۷ اصلاح شده.

تغییر دفتریار
بند ۱۱- گر چه دفتریار به پیشنهاد سر دفتر و در صورت تصویب سازمان انتخاب میگردد ولی تغییر او در صورت بروز اختلاف به پیشنهاد سر دفتر مجوزی ندارد بایستی بموضوع اختلاف رسیدگی و در صورت وقوع تخلف متخلف تعقیب گردد.
اصلاحی بند ۱۸۳ مجموعه بخشنماه های تا آخر سال ۴۹

خدمت نظام
بند ۱۲- هر سردفتر و یا دفتریاری كه مشمول خدمت سربازی می شود یا مدت معافیت آنها مقتضی می شود باید از ادامه اشتغال آنها جلوگیری و تا تعیین تكلیف قطعی طبق گواهی اداره نظام وظیفه امور دفریاری را بدفتر یار دیگری تحویل و در مورد سردفتر كفالت دفرخانه را به سردفتر نزدیكترین دفترخانه محل واگذار و با تنظیم صورتمجلس تحویل نمایند.دوره های آموزش دفتر اسناد رسمی ویژه بازار کار
داشتن دفاتر متعدد سردفتر (فرد و زوج)
بند ۱۳- بمنظور تسهیل در جریان امور دفاتر اسناد رسمی ، چون داشتن دفاتر متعدد مباینتی با دفتر مصرح در ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۵ تیر ماه ۱۳۵۴ ندارد، لذا برای جلوگیری از بی نظمی و ی ترتیبیهای احتمالی مقرر می دارد هر یك از دفاتر اسناد رسمی كه قصد داشتن دفتر متعدد موضوع ماده فوق الذكر را دارند باید با تحصیل موافقت قبلی از سازمان ثبت فقط دو جلد دفتر سر دفتر كه یكی مخصوص شماره های فرد و دیگری مخصوص شماره های زوج باشد تهیه و با رعایت تسلسل مورد استفاده قرار دهند.
بخشنامه شماره ۶۴۹۹/۲ – ۱۹/۷ ۵۵ اصلاحی.

خدمت نظام

داشتن دفتر ممنوع المعامله
بند ۱۴- برای رفع هرگونه اشتباه و جلوگیری از انجام معامله اشخاص ممنوع المعامله لازم است ادارات ثبت دفتری بنام دفر اشخاص ممنوع المعامله تنظیم و نام اشخاص ممنوع المعامله را كه تا كنون اعلام شده و می شود در دفتر مزبور ثبت نمایند. برای این منظور در صورت عدم امكان تهیه دفتر جداگانه می توان از دفاتر بازداشتی به مسئولیت متصدی دفتر بازداشتی استفاده نمود. ر ثانی به كلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه اعلام شود كه در استعلامیه ها علاوه بر مشخصات ملك مشخصات مالك(فروشنده) دقیقاً قید گردد كه ر ارجاع استعلامیه به متصدی دفتر بازداشتی گواهی عدم بازداشت و عدم ممنوع المعامله بودن قید گردد. بدیهی است دفاتر مذكور در واحدهای ثبتی رافع مسئولیت مستقیم دفاتر اسناد رسمی به مراعات كلیه بخشنامه های ربوط به اشخاص ممنوع المعامله و توجه به مشخصات فراد مذكور نخواهد بود.
صلاحیه بخشنامه شماره ۷۷۹/۲-۲۵/۲/۵۹

تحویل و تحول دفترخانه توسط خود
بند ۱۵- بمنظور تسریع در كار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در كلیه مواردیكه سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی كند و یا معلق نمی شود صورتمجلس تغییر و تحول را خود سردفتران و دفریاران بشرحی كه حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پردات هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یك نسخه آن را به این اداره ل ارسال دارند.
اصلاحی بخشنامه شماره ۸۳۸۴-۱۵/۸/۵۵

حضور منظم سردفتران و دفریاران در محل كار خویش
بند ۱۶- چون طبق ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴ سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و باشتناد ماده ۱۹ آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب سال ۱۳۱۷ (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یك جلسه تنظیم و به امضاء اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد. بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر كاركنان دفترخانه در مورد انجام كار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست.
اصلاحی بخشنامه شماره ۹۰۲۳/۲- ۲۵/۱۰/۵۸ اصلاح شده با تجدید نظر كامل.

دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و مشمول بند ز
بند ۱۷- دفاتر اسنادرسمی باید دفتری جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و اراضی مشمول بند ز ماده واحده لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداریها و نظائر آنها داشته باشند و كلیه بخشنامه ها ی مربوطه را درآن ثبت نموده و قبل از رفع بازداشت و ممنوعیت از طرف مرجع ذیصلاحیت از ثبت هرگونه سند در موارد فوق الذكر خودداری نمایند.
اصلاحی بند ۳۲ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

قید نام و نام خانوادگی قبل از امضاء
بند ۱۸- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و همچنین دفتریاران باید در هر مورد كه نامه اداری- سند-رونوشت سند یا دفتر تحت تصدی خود را امضاء می نمایند قبل از امضاء نام و نام خانوادگی و سمت خود را ضمن تعیین تاریخ صریحاً و خوانا قید نموده سپس اقدام به امضاء نمایند و در صورت تغییر نمونه امضاء مراتب را فوراً به اداره ثبت مربوطه اطلاع دهند.
اصلاحی فراز شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

خروج از حوزه ماموریت
بند ۱۹- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و فتریاران حق ندارند در غیر ایام تعطیلات رسمی و مرخصی بدون كسب اجازه قبلی از ثبت محل ثبت محل از حوزه ماموریت خود خارج شوند.
اصلاحی فراز چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

مرخصی و معذوریت سران دفتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران
بند ۲۰- در اجرای مقررات ماده ۱۵ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال ۱۳۵۴ در صورتیكه مدت بیماری سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا دفتریاران بیش از یك ماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی در تهران و مراكز استانها تا تعیین هیئت پزشكی موكول به تایید كمیسیون متشكله در پزشكی قانونی بوده و در شهرستانهایی كه دارای بهداری بوده اخذ گواهی از بهداری و تایید آن وسیله یئت پزشكی قانونی در مركز همان استان و در صورتیكه محل اقامت عضو معذور فاقد بهداری باشد گواهی پزشك معالج با تایید كمیسیون پزشكی قانونی مركز استان معتبر خواهد بود.بازرسی دفاتر اسناد رسمی همراه با فیلم
اصلاح بخشنامه شماره ۱۳۴۳/۲- ۱۳/۳/۵۵ و بند ۱۸۲ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

عدم ترك محل كار قبل از دریافت ابلاغ بازنشستگی
بند ۲۱- نظر به تبصره ماده ۱۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۵ تیرماه ۱۳۵۴ مادام كه حكم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید بكار خود ادامه دهد.

استعفاء به نفع دیگری
بند ۲۲- استعفاء سردفتران و دفتریاران بنفع دیگری فقط در نفس استعفاء مؤثر است.
اصلاحی بند ۱۷۹ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال ۴۹

عدم درخواست نقل و انتقال دفاتری كه به علت انفصال یا فوت سردفتر سابق در حال تشكیل است
بند ۲۳- چون برابر ماده ۵ قانون دفاتر اسناد رسمی كانون سردفتران و دفریاران اجازه تجدید فعالیت دفترخانه ای كه بعلت انفصال سردفتر تعطیل شده در حكم تاسیس دفترخانه جدید خواهد بود و همچنین است در مورد بازنشستگی و فوت سرفتر كه پس از انقضاء مدتهای مقرر در ماده ۶۹ این قانون در حال تعطیل باقی بماند بنابراین انتخاب سردفتر برای این نوع دفترخانه ها نیز باید براساس ماده ۳ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی صورت گیرد، لذا به واحدهای ثبتی ابلاغ نماید از پیشنهاد هر نوع نقل و انتقال سردفتر از محلی به محل دیگر در موارد مذكور خودداری نمایند و چنانچه سردفتری مایل و مصر به انتقال از شهری به شهر دیگر باشد مقتضی است امكان ستفاده از ماده ۳ آئین نامه قانون سرفتران و دفتریاران را به ایشان ابلاغ فرمایند.
اصلاحی بخشنامه شماره ۴۰۶۵/۱۰- ۳۱/۶/۶۰

استفاده از شماره دفاتر رسمی منحله برای دفاتر جدید
بند ۲۴- مادام كه شماره دفاتر منحله و یا دفاتر متعلق به سردفتران متوفی بافیست باید از دادن، شماره جدید خودداری و كفالت دفاتر مزبور به ترتیب به سردفتران جدید پیشنهاد شود.(بند ۴۵۱ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹) اصلاحی.

ابلاغ دادنامه انتظامی به سردفتر و دادستان انتظامی
بند ۲۵- اكثراً مشاهده می شود دادنامه هائی كه باستناد ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی از دادگاههای بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران صادر می شود به دادستان انتظامی ابلاغ نمی گردد لزوماً یادآور می گردد كه دادنامه های مذكور بایستی به سردفتر و دادستان انتظامی در استانها ابلاغ تا چنانچه مورد اعتراض قرار گیرد سابقه برای رسیدگی به دادگاه تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران فرستاده شود.
اصلاحی بخشنامه شماره ۴۷۳۴/۵- سال ۵۹

ابلاغ كیفر خواست و دادنامه
بند ۲۶- ابلاغ یفر خواست و دادنامه های صادره از دادسرا و دادگاههای بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دادگاه اداری سازمان ثبت باید با رعایت قانون آئین دادرسی مدنی بعمل آید.

ارسال پاسخ به واحدهای ثبتی
بند ۲۷- دفاتر اسناد رسمی موظفند حداكثر تا یك هفته پاسخ سوال مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ارسال دارند.
اصلاحی بند هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ اصلاحی.

اعتبار پاسخ استعلام
بند ۲۸- اعتبار پاسخ استعلامیه هائی كه محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یك شهر است یكماه و دوایو شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روز است.
اصلاحی بند شصت و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ .

پاسخ استعلام
بند ۲۹- دفاتر اسناد رسمی نمی توانند استعلامیه ای را كه بعنوان دفر دیگری صادر شده است مستند ثبت معامله قرار دهند و خود باید راساً استعلا نمایند و در مواردیكه پاسخ استعلام حكایت از استعلام قبلی دفترخانه دیگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذكور و احراز اینكه قبلاض سند ثبت نشده سند معامله نمایند.
اصلاحی بند شانزدهم مجموعه بخشنامه های آخر سال ۴۹

استعلامیه املاك خارج از حوزه و بهای منطقه ای
بند ۳۰- برای ثبت معامله املاك ثبت شده هم كه در خارج از حوزه واقع است باید قبلاً استعلام وضعیت شده و پس از وصول پاسخ و نبودن اشكال مبادرت به ثبت سند شود و بطور كلی برای هر یك ملك باید استعلام تنظیم گردد و ارزش معاملاتی نیز ار دارائی محل استعلام شود.
اصلاحی بند پانزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

استعلامیه املاك خارج از حوزه و بهای منطقه ای

ارسال استعلامیه به ثبت محل و پاسخ آن
بند ۳۱
الف: استعلامیه ها باید وسیله مامورین دفاتر اسناد رسمی به ثبت محل ارسال و رسید اخذ شود، جواب آنهم در تهران و مراكز استان به كسی كه از طرف دفترخانه كتباً معرفی شده و عس او به معرفینامه الصاق شده باشد تحویل خواهد شد.
ب: برای هر ملك یا یك صفحه دفتر املاك یك استعلامیه تنظیم شود.
اصلاحی بند چهارده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

معاملات مفروز و صورتمجلس تفكیك
بند ۳۲- در مورد معاملات قطعه مفروز طبق صورتمجلس تفكیكی باید پس از پرداخت هزینه تفكیك به ثبت محل ، سند ثبت شود و در مقام معامله باقیمانده ، هرگاه حدود آن تعیین نشده باشد باید مجدداً صورتمجلس تفكیكی با ذكر صریح حدود خواسته شود.نحوه افراز و تفکیک املاک مشاعی به همراه فیلم آموزشی
صلاحی بند پنجاه و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

استعلامیه املاك خارج از حوزه

رونوشت صورتمجلس تفكیكی مستقلاً مطالبه شود
بند ۳۳- در ضمن استعلام تقاضای صدور رونوشت صورتمجلس تفكیكی املاك نشود و چنانچه به رونوشت صورتمجلس تفكیكی نیاز باشد ضمن نامه جداگانه درخواست گردد.
اصلاحی بند بیست مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

ثبت سند با صورتمجلس تفكیكی ناقص یا مبهم
بند ۳۴- سردفتران حق ندارند با صورتمجلسهاید تفكیكی ناقص كه درآن رعایت ضوابط و مقررات نشده باشد سندی ثبت نمایند.
اصلاحی بند نوزده مجموعه های تا آخر سال ۴۹

فسخ سند با اقرارنامه

فتوكپی بجای رونوشت
بند ۳۵- دادن فتوكپی بجای رونوشت از اسنادی كه ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نمایند یا سردفتر مكلف به ارسال است مشزوط بر اینكه فتوكپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر بخارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلااشكال است.

گواهی امضای مراجعین دیوان عدالت اداری
بند ۳۶- پیرو اعلام دیوان عدالت اداری دائر بر گواهی امضاء یا اثر انگشت شاكیان و مراجعین به دیوان عدالت اداری از طرف مراجع رسمی از قبیل دادگاهها و دادسراها و دفاتر و محاضر اسناد رسمی ، دستور فرمائید به كلیه دفاتر و محاضر رسمی در این خصوص بخشنامه شود كه اثر انگشت یا امضاء مراجعه كنندگان در مورد مذكور را گواهی نمایند.

سند مالكیت مورث
بند ۳۷- در مواقعی كه وراث یا یكی از آنها با سند مالكیت ورث برای ثبت سند مراجعه مینماید، باید پس از استعلام از ثبت محل در صورتیكه سند مالكیت بنام وارث مراجعه كننده صادر نشده باشد سند ثبت و عین سند مالكیت پس از قید خلاصه انتقال برای تعویض به ثبت محل ارسال می شود.نحوه محاسبه مالیات بر ارث چگونه است؟
اصلاحی بند شصت و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

سند انتقال تركه و مالیات بر ارث
بند ۳۸- ثبت هرگونه اسناد ناقله از طرف وراث راجع بع تركه مورث موكول به تسلیم گواهی مصرح در ماده ۱۹۴ اصلاحی قانون مالیات مستقیم و تبصره آن مصوب اسفند ۱۳۴۵ و ۱۳۴۸ می باشد.
(بند ۲۹۳ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹) اصلاحی .

گزارش برای ثبت منطقه در رابطه با اجرائیه و آگهی مزایده
بند ۳۹- چون اغلب گزارشهائی كه بمنوظر كسب تكلیف به ثبت منطقه فرستاده می شود كامل نیست لازم است به تذكرات زیر توجه نمایند:

  1. در مواردیكه سردفتر باستناد تبصره یك ماده چهار آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی در مورد صدور اجرائیه از ثبت محل كسب تكلیف می نماید باید تقاضای صدور اجرائیه و رونوشت تنظیمی و سایر مستندات مربوطه به آن را با اظهار نظر صریح ارسال دارد.
    چنانچه ثبت محل پس از بررسی موضوع نتواند دفترخانه را ارشاد قانونی نماید باید ضمن گزارش لازم كلـیه سوابق امر را به ثبت منطقه جهت كسب تكلیف ارسال دارد .
  2. در مواردی كه در ابلاغ اجرائیه اشكالی به نظر می رسد رونوشت اجرائیه و رونوشت مداركی كه مستند اشتباه است باید ارسال شود .
  3. در مواردی كه اشتباه مربوط به آگهی مزایده و انشار آن می باشد یك نسخه از آگهی الصاقی و روزنامه های حاوی انتشار آگهی ارسال و در گزارش تصریح شود كه اشتباه منحصرا در روزنامه بوده یا در آگهی های لصاقی و یا هر دو آنها و همچنین موارد اشتباه چه بوده است
    (اصلاح شده بند ۳۰۹ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹)
    امكان استفاده از یك سند برای دو وام
  4.  در مورد اسناد شرطی و رهنی و بطور كلی كلیه معاملات با حق استرداد و قراردادهای حسن انجام خدمت بدهكار می تواند بموجب سند جدید مورد معامله سند اولی را با حفظ جمیع حقوق بستانكار مقدم جهت اخذ وام جدید نزد همان بستانكار یا شخص دیگری به وثیقه بگذارد .

بند ۴- اصلاحی بخشنامه ۱۱۶۱/۲-۱/۲/۵۴

ثبت مذهب زوجین موقع تنظیم اقرارنامه ازدواج
بند ۴۱- (تدوین كنندگان):طبق بخشنامه شماره ۱۶۵۶۹/۳۴/۱مورخ ۱۲/۱۰/۱۳۷۸ معاونت قوه قضایه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاك كشور كه در ین مجموعه محشی (كد ۶۰۳)چاپ شده ذكر مذهب زوجین در اقرارنامه زوجیت حذف و بند ۴۱ مرقوم لغو گردیده است .

تنظیم سند انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان
بند ۴۲- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان مبادرت به تنظیم اسناد می نماید كه مغایربا قانون نحوه نتقال اراضی به زارعین مشمول قوانین و مقررات اصلاحات ارضی مصوب ۲۵/۹/۵۲ مخصوصا تبصره ۲ ماده ۱۹ قانون اصلاحی قانون اصلاحات ارضی اصلاحات ارضی می باشد لذا تنظیم سند انقال املاكی كه بر طبق مقررات اصلاحات ارضی بزارعین صاحب نسق واگذار می شود بدون كسب نظر از مراجع صالحه اكیدا ممنوع داشت و دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان و به هیچ صورت مجاز درتنظیم اینگونه اسناد نیستند.

اصلاحی بخشنامه ۶۹۴۰/۲-۲۵/۹/۵۲
وصول مفاصا حساب عوارض نوسازی ساختمانهای موجود بین دو محدوده
بند ۴۳- طبق تبصره یك ماده ۲۳ قانون نوسازی و عمران شهری مصوب دیماه ۱۳۴۷ مادام كه نقشه جامع شهر تهیه و تصویب نشده است اراضی بایر و مزروعی و باغهای واقع بین محدوده خدمات شهری مصوب انجمن شهر و محدوده قانونی شهر از پرداخت عوارض نوسازی معاف است این معافیت شامل ساختمانهایموجود بین دو محدوده مزبور نمی شود بنابراین مالك باید به شهرداری مراجعه و در صورتیكه ملك او دارای ساختمان باشد با پرداخت عوارض مفاصا حساب اخذ و برای انجام معامله به دفتر اسناد رسمی تسلیم نمایند.
بخشنامه های شماره ۱۲۱۲۵/۲-۱/۱۰/54 و 2189/۲-۸/۳/۵۵

ثبت شماره حساب بانكی موجر موقع تنظیم سند اجاره
بند ۴۴-بمنظور رفاه حال مراجعین و فراهم آوردن امكانات هرچه بیشتر در جهت تسهیل كار آنها مقرر میدارد:
۱-در موقع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی به تقاضای بستانكار شماره حساب جاری او را در یكی از بانكها در متن سند قید و تصریح شود كه بدهكار بتواند بدهی خود را براساس شروط و مندرجات سند به حساب جاری بستانكار كه در متن سند قید شده واریز نماید، در این صورت پس از واریز دین به بانك بدهكار بایستی اصل فیش پرداختی را به دفترخانه تنظیم كننده سند تسلیم و فتوكپی آن را نزد خود نگهدارد.
۲-در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده بستانكار می تواند دفترخانه تنظیم كننده سند در مورد اسناد عادی به نزدیكترین دفترخانه بمحل وقوع ملك مراجعه و با ارسال اخطاریه رسمی شماره حساب جاری خود را در یكی از بانكها به بدهكار اعلام و درخواست نماید كه منبعد بدهی خود را بحساب جاری بستانكار طبق قسمت اخیر بند ۱ ابن بخشنامه عمل نماید.
۳-در صورتیكه بستانكاران نخواهند اینگونه وجوه به حساب جاری آنها واریز گردد و از اعلام شماره حساب جاری خود در یكی از بانكها خودداری نمایند بر اساس مذاكراتی كه با مقامات بانك ملی ایران بعمل آمده موافقت گردیده است كه بدهكاران با مراجعه به نزدیكترین شعبه بانك لی ایران به محل وقوع ملك در مركز و شهرستانها و ارائه فتوكپی یا رونوشت مصدق سند و مدرك خود از بانك مذكور تقاضا نمایند كه مبلغ بدهی آنها را دریافت و بحساب مخصوص كه شعب بانك ملی افتتاح خواهند نمود واریز نمایند و قبض پرداخت را به دفترخانه تنظیم كننده سند و در مورد اسناد عادی به نزدیكترین دفترخانه بمحل وقوع ملك تسلیم و رسید دریافت دارند.
۴-در مورد اسناد اجاره و سایر شزطی و رهنی و غیره كه قبوض اقساطی در اختیار بستانكار می باشد در صورتیكه متعهد له از دریافت وجه و استرداد قبض اقساطی خودداری كند، بدهكار می تواند پس از واریز مبلغ بدهی بحساب مخصوص كه در شعب بانك ملی افتتاح خواهد شد یك نسخه از فیش بانكی دائر بپرداخت بدهی را به دفترخانه تنظیم كننده سند در مقابل رسید تسلیم نماید دفتر اسناد رسمی بایستی مراتب را در ستون ملاحظات دفتر ثبت سند قید نماید و واحدهای اجرای ثبت در موقع صدور اجرائیه نسبت به ایگونه اسناد موظفند قبلاً جریان را از دفترخانه اسناد رسمی تنظیم كننده سند استعلام و پس از حصول اطینان از عدم پرداخت بدهی برابر مقررات مبادرت به صدور اجرائیه نمایند.
۵-چون اجرای این رویه كمك بسزایی در تسهیل كار مراجعین و ایجاد حسن رابطه بین بستانكار و بدهكار خواهد داشت و از طرفی از مراجعه عده كثیری به بانك ملی شعبه سازمان ثبت جلوگیری می نماید لازم است سردفتران در موقع تنظیم سند مفاد این بخشنامه را دقیقاً برای متعاملین تشریح و آنها را نسبت به اجرای مفاد آن تشویق و ترغیب نمایند.


اصلاحی بخشنامه ۶۱۰۹/۱۰-۱۰/۶/۵۵
نوشتن خلاصه معامله با خط خوش
بند ۴۵- نظر به اهمیتی كه نوشتن خلاصه معاملات و ستون انتقالات اسناد دارد برای جلوگیری از وقوع هرگونه اشتباه و اختلاف در اسناد اقتضا دارد به كلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه دستور دهند كه خلاصه معاملات را با خط خوش و ستون انتقالات را خوانا بنویسند كه در عمل اشكالی از این حیث نباشد.
صلاحی بخشنماه شماره ۵۴۴۵/۲-۱۹/۷/۶۲

حق تعقیب مضمون عنه از طرف ضامن در صورت پرداخت بدهی
بند ۴۶- چون غالب سردفتران اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد ضامن این نوضوع را قید نمی كنند كه در صورت پرداخت بدهی از طرف ضامن (مطابق ماده ۷۰۹ قانون مدنی ) حق دارد بموجب همان سند مضمون عنه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشكلاتی دارد بموجب همان سند ضمون نه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشكلاتی بوجود می آید، مقتضی است به كلیه دفاتراسناد رسمی حوزه ثبتی خود دستور دهید كه سردفتران اسناد رسمی در اسناد ضمان تصریح نمایند كه ضامن (درصورت بدهی) حق مراجعه به مضمون عنه و وصول وجه را از طریق صدور اجرائیه دارد، البته پس از احراز این موضوع كه دین بوسیله ضامن پرداخت شده است ضامن می تواند با صدور اجرائیه حسب مورد طلب خود را از مضمون عنه وصول كند.
اصلاحی بخشنامه ۱۸۰۷/۲-۱۳/۲/۵۴

صدور اجرائیه بعد از صدور حكم قطعی تعدیلی
بند ۴۷-در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوب مرداد ماه سال ۱۳۵۶ مقتضی است به كلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند هرگاه حكم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن را محاكم دادگستری صادر و مورد مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینكه حكم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره لقی می گردد، لذا در مواردی كه حكم مزبور بضمیمه گواهی ابلاغ آن به مستاجر از طرف موود بدفر اسناد رسمی تنظیم كننده سند اجاره ابراز و تقاضای صدور اخطاریه ده روزه برای پرداخت ا به التفات اجاره بها شود، قبول این در خواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجرائیه علیه مستاجر بپرداخت آن از تاریخ ابلاغ حكم قطعی به بعد خای از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مكلف به انجام این درخواست می باشند.
اصلاحی بخشنامه شماره ۹۷۳۳/۲-۱۰/۱/۵۶ .

تنظیم سند اجاره برای محل كسب
بند ۴۸- (اصلاحی) دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از تنظیم سند اجاره مربوط به محل كسب مشمول مقررات قانون نظام صنفی یا در مواردی كه انتقال حق كسب و پیشه توام با انتقال عین ملك صورت می گیرد موافقت اتحادیه مربوطه را از نظر نوع كسب و شماره موافقت مذكور را در سند تنظیمی قید نمایند.انتقال عین اماكنی كه برای ایجاد محل كسب ساخته شده لكن مسبوق به استفاده به عنوان محل كسب نباشد و در سند ، استفاده از محل برای شغل خاصی قید نگردد، از شمول این دستور خارج است.
اصلاحی بخشنامه شماره ۱۵۲۷۳/۳۴/۱-۲/۵/۱۳۸۰

قید حدود و مشخصات املاك مورد معامله در اسناد
بند ۴۹- چون برای رسیدگی و تشخیص مالیات منطقه ای شناسائی حدود و مشخصات كامل املاكمورد لزوم و موضوع حائز كمال اهمیت است. دفاتر اسناد رسمی مكلفند در موقع تنظیم اسناد حدود و محل وقوع ملك مورد معامله را از لحاظ خیابان و كوچه طبق اظهار طرفین قید نمایند متخلفین از این دستور شدیداً مورد پیگرد قرار خواهند گرفت.

اخذ سند مالكیت جدید وسیله احد ازمالكین مشاع
بند۵۰- دستور فرمائید موقعیكه مورد ثبت یك سند مالكیت در یك قباله مشاعاً بچند نفر قطعاً منتقل می شود بمنظور اینكه معلوم باشد كدام یك از خریداران می توانند سند مالكیت جدید اخذ نمایند مراتب وجود سند مالكیت مورد معامله را نزد یك نفر از آنها در سند و خلاصه معامله مربوطه قید و تصریح نمایند.

سلب مسئولیت از نظر سلسله انتقالات موردی ندارد
بند ۵۱- بعضی ز دفاتر اسناد رسمی در مورد نقل سلسله انتقالات در ظهر استعلام از خود سلب مسئولیت می نمایند، با توجه به اینكه سلب مسئولیت مزبور صحیح نیست چنانچه دفترخانه در نقل و انتقالات از نظر صحت و سقم معامله و یا فك سند شرطی تردید پیدا كند ممكن است مراتب را از دفتر مربوطه سئوال نموده و با اخذ پاسخ و رفع تردید نسبت به نقل و انتقالات با قبول مسئولیت به تكلیف مقرر در بخشنامه قدام نماید.
اصلاحی بخشنامه شماره ۵۲۲۴/۳-۱/۸/۵۴

پرداخت مال الاجاره به حساب سپرده موقت
بند ۵۲- در زمینه تحقق نظر سازمان ثبت و امكان اجرای سیستم پرداخت مال الاجاره به بانك اخیراً بانك ملی ایران در كلیه شعب خود در مركز و شهرستانها حساب مخصوص بنام حساب سپرده موقت افتتاح و دستورالعمل لازم نیز صادر نموده و با این ترتیب اجرای رویه مزبور را در تهران از تاریخ بیستم شهریور ماه ۱۳۵۵ و در شهرستان ها از تاریخ یكم مهرماه سال جاری مقرر می دارد بمنظور تامین رفاه حال مراجعین سردفتران اسناد رسمی كوشش نمایند، حتیالمقدور بستانكار ان اسناد رسمی را مكلف به افتتاح و اعلام شماره حساب بانكی خود بمایند تا بار یبدهكاران از نظر واریز بدهی ود تسیلات لازم فراهم باشد و دفار اسناد رسمی مكلفند پس از علام شماره حساب بانكی بوسیله بستانكار مراب را فوراً بوسیله اخطاریه به بدهكار ابلاغ نمایند. در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده و شماره حساب بانكی در آنها قید نشده و یا بستانكران از اعلام حساب بانكی خودداری می نمایند، چون بعضاً ممكن است بدهكاران از شخصات كامل بستانكاران بی اطلاع باشند، بنابراین برای بار اول بدهكار بدفتر خانه محل تنظیم سند و ر مورد اسناد عادی به نزیكترین دفترخانه محل وقوع ملك مراجعه و دفتر اسناد رسمی پس از احراز هویت و مالكیت بستانكار طبق فرم مخصوص معرفی نامه ای بعنوان بانك ملی به بدهكار تسلیم خواهد نمود و بدهكار به استناد معرفی نامه مزبور به بانك مراجعه و بدهی خود را بحساب سپرده موقت مخصوص واریز و یك نسخه از فیش مربوطه را به دفرخان تسلی می كند تا برابر مقررات به بستانكار ابلاغ شود. برای دفعات بعد صدور معرفی نامه از دفتر خانه لازم نیست و بدهكار با در دست داشتن معرفی نامه قبلی می تواند همه ماهه نسبت بپرداخت بدهی خود اقدام نماید. سترداد وجوه سپرده به بستانكاران كه بوسیله بدهكار در حساب مخصوص بانك ملی (حساب سپرده موقت) واریز شده موكول بصدور حواله پرداخت از طرف دفترخاه در ظهر قبوض سپرده طبق رویه سابق خواهد بود.
از كلیه سرفتران و دفتریاران اسنادرسمی كشور انتظار دارد با راشاد و راهنمائی مراجعین ترتیبی اتخاذ نمایند كه اجرای رویه مزبور بنحو مطلوب تحقق یافته و از این راه تسهیلات لازم در زمینه كار مراجعین فراهم گردد.
اصلاحی بخشنامه شماره ۶۱۰۹/۱۰- ۱۰/۶/۵۵

خودداری از ثبت اقرار كتبی نسبت به وصول صداق وسیله دفاتر ازدواج و طلاق
بند ۵۳- با توجه بماده ۱۲۸۷ قانون مدنی اقرار كتبی موقعی رسمی است كه برابر این ماده در دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنان واقع یا ثبت شده باشد چون در عمل مشاهده شده است كه زوجه بدفتر خانه ثبت ازدواج مراجعه و اقرار بوصول صداق كرده و یا ابراء ذمه نموده است و مراتب را در ملاحظات ثبت واقعه منعكس می كنند و چون ثبت با اقرار با توجه به صراحت ماده ۲ قانون ازدواج و ماده ۲ نظامنامه قانون مذكور بشرح مزبور رسمیت ندارد و سند عادی محسوب است و در نتیجه مشكلاتی از نظر صدور اجرائیه پیش می آید برای جلوگیری از این مشكلات اكیداً به دفاتر ازدواج ابلاغ می شود كه از ثبت اقرار بوصول صداق خودداری كرده و مراجعین را برای تنظیم اقرارنامه رسمی به دفاتر اسناد رسمی راهنمائی كنند.
اصلاحی بخشنامه شماره ۳۴۷۷/۲-۱۰/۳/۵۴

ثبت آراء شورای اصلاحات ارضی در ستون ملاحظات سند مالكیت
بند ۵۴- در مواردیكه بر طبق آراء شورای اصلاحات ارضی سند رسمی مستند بماده ۳۸ آئین نامه اصلاحات ارضی مصوب ۳/۵/۴۳ و بر طبق مقررات باطل و كان لم یكن می شود پس از ابلاغ آراء صادره از طریق شورای مزبور وسیله ثبت محل دفاتر اسناد رسمی مكلفند رای صادره را در ستون ملاحظات دفتر سند مربوطه قید نمایند.
اصلاحی بخشنامه شماره ۳۳۳/۲-۱۶/۱/۵۴

انتقال بقیه ملك مورد ثبت بمنتقل الیه اول و صدور سند مالكیت جدید
بند ۵۵- در مواردیكه مالك یك قسمت از مك مورد ثبت سند مالكیت خود را (مشاعاً یا مقروزاً) قبلاً به یكنفر انتقال داده و می خواهد باقیمانده مورد ثبت را بهمان شخص انتقال دهد, لازم است سردفتر تنظیم كننده سند معامله اخیر اصل سند مالكیت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد كه سند مالكیت جدید طبق مقررات صادر شود. تبدیل اسناد مالكیت مشاعی متعدد خواه ششدانگ یا كمتر بیك جلد به استناد سند انتقال تنظیمی اشكالی ندارد.
اصلاحی بند هفتاد و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

انتقال حقوق مورد سند با حق استرداد
بند ۵۶- در مواردیكه معامل با رعایت مندرجات سند معامله با حق استرداد یا متعامل سند مذكور , حقوق خود را بغیر منتقل می نمایند باید خلاصه آن به ثبت محل ارسال و مراتب در ستون ملاحظات ثبت سند قید شود.
اصلاحی بند و هفتاد و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

رقبات متعدد در مورد معامله شرطی و رهنی
بند ۵۷- در موردیكه رقبات متعدد مورد معامله شرطی و رهنی واقع می شود برای اینكه در مقام انتشار آگهی مزایده و تنظیم صورتمجلس ایجاد اشكال نشود , لازم است حتی الامكان ثمن معامه هر یك از رقبات تفكیكاً تعیین شود و اگر طرفین حار به تفكیك نباشد در متتن سند تذكر داده شود مدلول این دستور بطرفین تفهیم گردید, حاضر به تفكك ثمن نشدند.
اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

معامله مراتع و بیشه ها
بند ۵۸- آقایان سردفتران حق انجام معامله نسبت بمراتع و بیشه های طبیعی و جنگلی كه جزو اموال محسوب و متعلق به دولت است, ندارند مگر طبق قانون ملی شدن جنگلها.
اصلاحی بند شصت و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

سند مالكیت غیر فارسی
بند ۵۹- هرگاه سند مالكیتی كه بغیر از زبان فارسی نوشته شده باشد برای معامله ارائه شود سردفتر مكلف است عین سند را اخذ و به اداره ثبت محل تسلیم نماید كه از طرف سازمان ثبت تكلیف آن تعیین شود.
اصلاحی بند شصت و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

اجرائیه اجور و وجه التزام
بند ۶۰- اجرت المثل و وجه التزام روزانه و ماهیانه و غیره فقط به میزانی كه ذینفع حین تقاضای اجرء استحقاق مطالبه آن را دارد قابل صدور اجرائیه است.
اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

قید شماره چاپی سند مالكیت در متن اسناد
بند ۶۱- شماره چاپی سند مالكیت نیز علاوه بر شماره ثبت ملك و شماره صفحه دفتر املاك در اسناد قید شود.
اصلاحی بند پنجاه و نه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

معامله قنات
بند ۶۲- معامله قنوات از لحاظ وصول مالیات مانند معاملات غیر منقول است.
اصلاحی بند پنجاه و هشت بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

رد اسناد و مدارك متعاملین
بند ۶۳- اسناد و مدارك اصحاب معامله كه ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد باید سردفتر شخصاً به ذینفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید نگهداری اسناد و مدارك اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنكه طبق آئین نامه باید نزد سردفتر بماند.
اصلاحی بند پنجاه و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

انتقال امتیازنامه و مانند آن
بند ۶۴- امتیازنامه, گواهی نامه و پروانه كه مخصوص اشخاص معین و تابع مقررات خاصی است قابل نقل و انتقال نمی باشد مگر با موافقت مرجع صالح در مورد انتقال امتیاز برق مفاصای سازمان برق مطالبه و در صورت نبودن مفاصا در متن سند تصریح شود كلیه بدهی مود انتقال بعهده خریدار است.
اصلاحی بد پنجاه و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

تعیین تكلیف تحویل ملك مورد معامله
بند۶۵- در اسناد معاملات قطعی و اجاره نامه باید تكلیف تحویل ملك روشن شده و در صورت تعهد فروشنده یا موجر به تحویل, قبض رسمی صادر و به خریدار و مستاجر تسلیم و در حاشیه ثبت دفتر رسید اخذ شود و نیز در اجاره نامه ها تكلیف خودداری موجر از تحویل گرفتن مورد اجاره نیز تعیین شود در هر حال اگر ملك ثبت نشده باشد ذینفع باید در باب تحویل و تخلیه به دادگاه صالح رجوع نماید.
اصلاحی بند پنجاه و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

فسخ سند با اقرارنامه و بدون اقرارنامه
بند ۶۶- در مواردیكه طرفین سند بخواهند بموجب اقرانامه آن را در دفتر دیگری فسخ نمایند آقایان سردفتران مكلفد مراتب را از دفترخانه تنظیم كننده سند تحقیق نمایند چنانچه اجرائیه صادر شده باشد پس از استعلام از اداره اجراء مبادرت به ثبت سند نموده رونوشت اداری اقرانامه را بدفتر خانه مربوطه ارسال دارند تا در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند و نیز در مواردیكه طرفین سندی كه نسبت به آن اجرائیه صادر شده یا یكی از آنها بخواهند طبق مقررات آن را در دفتر تنظیم كننده سند فسخ نمایند باید قبلاً نظر اجراء استعلام و سپس در حد.د مقررات اقدام بفسخ شود.
اصلاحی بند پنجاه و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

قید اجاره ثانی در ورقه مالكیت و دفتر املاك
بند ۶۷- در مواردیكه ملكی بیش از سه سال اجاره داده می شود و مستاجر هم طبق اختیار مصرح در سند مورد اجاره را برای مدت بیش از سه سال بغیر انتقال می دهد قید انتقال اخیر در ورقه مالكیت و دفتر املاك ضروری نیست.
اصلاحی بند پنجاه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

واگذاری منافع معامله شرطی و رهنی
بند ۶۸- در مواردیكه حق انتقال منافع در سند شرطی و رهنی و وثیقه از معامل سلب نشده باشد هنگام تنظیم و ثبت سند, متعامل را متذكر نمائید كه اگر ملك مورد معامله از طرف مالك در مدت سند شرطی یا رهنی یا وثیقه به اجاره وگذار گردید, قوانین مربلوط به اجاره حاكم بر موضوع اجاره خواهد بود.
اصلاحی بند چهل مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

قلم خوردگی و خدشه در اسناد و دفاتر
بند ۶۹- هر نوع قلم خوردگی و خدشه در متن اسناد, قبوض اقساطی, خلاصه معاملات و فسخ نامه ها و ثبت دفتر ممنوع است و اوراق مذكور و همچنین ثبت دفتر باید خوش خط و خوانا و با ج.هر ثابت تنظیم و به امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار برسد و هرگونه اصلاح عبارتی یا توضیحی لازم باشد باید ذیل اوراق مذكور یا ثبت دفاتر منعكس و به امضای اشخاص نامبرده برسد.
بند سی و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

سند مالی و غیر مالی
بند ۷۰- سندی كه بمنظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط بر اینكه وجهی رد و بدل نشود غیر مالی بوده و مشمول ماده ۵۰ قانون دفاتر اسناد رسمی می باشد ولی هرگاه بعنوان متمم سند قبلی تنظیم و مبلغی اضافه بر مبلغ سند قبلی پرداخت شود بمیزان مبلغ پرداختی حقوق دولتی و هزینه های قانونی باید وصول و سند ثبت شود.
اصلاحی بند سی و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

ثبت معاملات واحدهای شناور
بند ۷۱- نظ به اینكه بموجب مقررات قانون دریائی مصوب سال ۱۳۴۳ و آئین نامه آن ثبت هرگونه معامله راجع به كشتی ها كه در انون مذكور توضیح داده شده است با دفاتر اسناد رسمی كه برای انجام این امر اجازه مخصوص از سازمان ثبت دارند و نیز انتقال آنها اعم از قطعی و شرطی و رهنی و همچنین انتقالات اجرائی تابع تشریفات خاص می باشد و در مورد اخیر ملازمه با تحصیل حكم فروش از دادگاه صلح دارد, بنابراین به كلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی تذكر می دهد كه در مورد معاملات راجع به كشتی ها مقررات قانون مزبور را از هر حیث رعایت و دفات اسناد رسمی كه دارای اجازه قبلی نمیباشند از ثبت این قبیل معاملات خدداری نمایند.
اصلاحی بند چهل و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

معاملات اموال منقول
بند۷۲- در اسناد مربوط به اموال منقول باید مشخصات كامل مورد معامله بنحوی كه ابهامی باقی نماند قید شود.
اصلاحی بند سی و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

تغییر وضعیت در زمین مورد معامله
بند ۷۳- در مواردیكه مالك زمین مدعی است در مورد معامله احداث بنا از قبیل خانه و دكان وغیره شده است نامبرده را هدایت كنید با مراجعه به ثبت محل درخواست اعزام نماینده به محل برای انعكاس تغییر وضعیت در ملك نموده و سپس با دریافت رونوشت صورت مجلس معاینه محل و گواهی ثبت مربوطه اقدام به ثبت با مستحدثات آن بنمایند و هرگاه طرفین معامله علاقمند باشند بنا به اظهار خودشان تغییر وضع ملك در سند منعكس شود در این صورت بخریدار تذكر دهید كه مسئولیت با خود اوست.
اصلاحی بند سی و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ و بخشنامه ۲۸۵۵/۳-۲۳/۴/۵۵

قید صدور اجرائیه در ملاحضات ثبت
بند ۷۴- دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مكلفند مراتب صدور اجرائیه اسناد را در ملاحظات ثبت مربوطه با ذكر تاریخ قید و امضاء نمایند.
اصلاحی بند ۳۰ و ۷۵ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

فسخ معاملات
بند۷۵- فسخ معاملات باید پس از ثبت در ردیبف دفتر جاری طبق ماده ۴۲ قانون مالیاتهای مستقیم و اخذ امضاء از فسخ كننده و اخبار در ستون ملاحظات ثبقت مربوطه در دفتر سردفتر و در ستون انتقالات سند مالكیت هم ثبت شده و بامضاء فسخ كننده و سردفتر برسد و اطلاع نامه فسخ ظرف پنج روز به اداره ثبت محل تحویل گردد و اگر فسخ نسبت به قسمتی از مورد معامله و ثمن باشد نیز اطلاعنامه حاكی از موضوع را ظرف مدت مذكور تحویل نمایند.
تاصلاحی بند بیست و نه مجموعه بخشنامه های تاآخر سال ۴۹

فسخ اسناد , اجاره و ثبت تخلیه عین مستاجره
بند ۷۶- در مواردیكه تخلف مستاجر از مقررات مربوط به روابط موجر و مستاجر محرز است قید فسخ سند اجاره جزبا حضور و امضاء طرفین و با صدور حكم دادگاه ممنوع است و در مواردیكه از مرجع صالح تخلیه عین مستاجره اعلام می شود باید مراتب در ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء شود.
اصلاحی بند بیست و هشت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

ثبت وكالت متضمن معاوضه
بند۷۷- سردفتران اسناد رسمی از ثبت وكالتنامه ای كه مدلولا انتقال ملك غیر منقول یا وسائط نقلیه بوكیل یا شخص ثابث و با متضمن معاوضه ملك یا اعیانی تلقی می شود خودداری نمایند.
اصلاحی بند بیست و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

ثبت اجیرنامه
بند ۷۸- دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ثبت قرارداد مربوط به مبحث سوم از فصل چهارم قانون مدنی و به خصوص در مورد ماده ۵۱۲ از آن قانون رعایت قاون كار و آئین نامه مربوطه را نموده تا سندی مخالف مادتین ۱۰ و ۲۱۹ قانون مدنی و ماده ۶ آئین دادرسی مدنی تنظیم نشود.
تنظیم و ثبت اجیرنامه طبق تبصره ۵ ماده ۲ قانون اصلاحات ارضی ممنوع می باشد.
اصلاحی بند بیست و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

بانوان بعنوان معرف و معتمد
بند ۷۹- هیچگونه منع قانونی برای اینكه بانوان بعنوان معرف و معتمد شناخته شوند وجود ندارذد.
اصلاحی بند بیست و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

مهر بیع شرط در خلاصه معامله
بند ۸۰- در مورد معاملات قطعی كه در بیع شرط و رهن نمیباشد در خلاصه معامله و اصل سند مهر عدم بیع شرط و در موردیكه معامله قطعی مشتمل بر رهن یا معامله شرطی است مهر بیع شرط بودن با ذكر مشخصات سند در خلاصه معامله و اصل سند قطعی زده شود.
اصلاحی بند بیست و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

پر بودن ستون انتقالات سند مالكیت و یا مخدوش شدن آن بعلت پارگی یا ریختن جوهر و غیره
بند ۸۱- چنانچه ستون انتقالات سند مالكیت پر شده باشد از انجام معامله و قید آن در صفحه ملاحظات سند مالكیت مزبور خودداری و متقاضی را برای تعویض سد مالكیت یا ضمیمه نمدن دفترچه انتقالات حسب مورد به اداره ثبت محل هدایت نمائید و همچنین اگر بعلت ریختن جوهر و یا سوختگی قسمتی از سند مالكیت و یا پارگی و یا جهات دیگری تقاضای تعویض سند مالكیت شده و می شود و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالات ضرورت داشته و الزام آور باشد با توجه به پرونده ثبتی و دفتر املاك و كلیه مقررات و در نظر گرفتن اوضاع و احوال متقاضی و با قید مسئولیت به اینكه به هیچ نحوی از انحاء تعویض سند مالكیت موجب تضییع حق كسی نمی شود و تالی فاسدی نخواهد داشت در تعویض سند مالكیت و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالاتی حسب مورد اقدام و سند مالكیت ناقص را باطل و در پرونده بایگانی نمائید.
اصلاحی بند بیست و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

ستون انتقالات سند مالكیت

تنظیم خلاصه معاملات
بند۸۲
الف : در ظهر خلاصه های ارسالی سلسله انتقالات با تصریح شماره سند و دفترخانه و تارخ معامله و نام و مشخصات انتقال گیرنده قید گردد و وقوع هر معامله هم در ستون انتقالات سند مالكیت منعكس و به امضاء متعاملین سردفتر برسد و در مواردیكه رقبات متعدد در یك سند معامله می شود برای هر ملك ثبت نشده یك خلاصه معامله و در صورتیكه ملك ثبت شده باشد برای هر ثبت و صفحه دفتر املاك یك خلاصه معامله تنظم و ارسال شود.
ب: دقت نمائید خلاصه معامله از حیث امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه تكمیل باشد.
ج: در قید عبارت مفروز و مجزی شده و مفروز و باقیمانده دقت شود.
د: در صورتیكه باقیمانه ملك مورد معامله واقع شود سند مالكیت را ضمن خلاصه معامله به اداره ثبت ارسال و خریدار را برای دریافت سند مالكیت جدید هدایت نمائید.
اصلاحی بند بیست و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

تنظیم خلاصه معاملات

منع صدور سفته بجای قبوض اقساطی
بند۸۳- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای تسهیل در امر بازرگانی هنگام ثبت سند استقراضی بجای قبوض رسمی اقساطی سفته مورد موافقت طرفین را قبول و در سند قید می نمایند و این عمل بر خلاف ماده ۳۰ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می باشد, لزوماً متذكر می گردد اصولاً مجوزی برای اخذ سفته های تجارتی بجای قبوض رسمی از بدهكار نیست و قابل صدور اجرائیه هم نمی باشد.
اصلاحی بند هیجده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

قبوض اقساطی
بند۸۴- در قبوض اقساطی كه پرداخت آن طبق متن سند مشروط است د رمتن قبوض تصریح (طبق شرط مقرر در سند) تا موقع صدور اجرائیه توجه بشود و در مواردیكه متعهد له متعدد است برای هر یك بمیزان طلب قبض قسطی جداگانه صادر گردد در اسنادیكه بدهی یكجا پرداخت می شود صدور قبوض قسطی مورد ندارد.
اصلاحی بند هفده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

تنظیم معاملات

دخالت شخص ثالث و قید اقامتگاه او
بند۸۵- در كلیه اسنادی كه شخص ثالث بعنوان ضمانت یا تعهد یا هر عنوان دیگی دخالت و امضاء دارد باید محل اقامت آنها طبق ماده ۱۷ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی قید شود.
اصلاحی بند سیزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹
احراز تخلف متعهد سند با گواهی عادی شخص ثالث (داور)
بند۸۶ – در مواردیكه اصحاب معامله انجام تعهد یا احراز تخلف متعهد را طبق سند موكول به گواهی عادی شخص ثالث(داور) می نمایند باید در متن سند حق صدور اجرائیه طبق گواهی عادی برای متعهد له تصریح شود.
بند ۱۶۰ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

نحوه گرفتن اثر انگشت از افراد بیسواد
بند۸۷ – اغلب مشاهده می شود موقعی كه ارباب رجوع دفاتر اسناد رسمی بیسواد هستند و برای تسجیل اوراق و دفاتر و سایر اسناد بجای امضاء ذیل آنها انگشت میزنند اكثر قریب به اتفاق اثرات انگشت مذكور كامل و واضح گرفته نمی شود و مواقعی كه ادعای انكار و یا جعل سندی مطرح می گردد تطبیق آثار انگشت غیر ممكن و باعث تضییع حقوق اشخاص ذیحق و سوء استفاده افراد سودجو می گردد علیهذا مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایند كه هنگام گرفتن اثر انگشت سبابه دست راست ارباب رجوع ذیل اوراقو اسناد و دفاتر به موارد زیر توجه نمایند:

مقررات مخالفبا قانون مدنی
  1. اثر انگشت كاملاً تمیز و خشك باشد.
  2. انگشت بقدری به جوهر استامپ آغشته گردد كه پس از انگشت زدن خطوط بند اول انگشت آن بطور واضح روی اسناد منعكس شود.
  3. از بكار بردن جوهر خودنویس و یا جوهر خودكار و غیره كه باعث محو شدن اثر انگشت می گردد اكیداً خودداری شود.
  4. از اشخاص مزبور خواسته شود هنگام انگشت زدن انگشت خود را بطور ملایم از راست به چپ بچرخانند بنحوی كه خطوط تمامی سطح سر انگشت آنها روی برگ منعكس شود.
  5. محلی كه روی بند باید انگشت زده شود فاقد هرگونه نوشته و علامت گذاری و غیره باشد كه بعداً با خطوط اثر انگشت تداخل ننماید.
تسجیل اسناد عادی

ادارت تشخیص هویت و پلیس بین الملل در تهران و دوایر شعب تشخیص هویت در شهریانیهای شهرستانها آماده دادن هرگونه آموزش و راهنمائی در مورد مسائل مربوط به انگشت نگاری می باشد.
اصلاحی بخشنامه ۶۱۰۵/۱۰-۳/۹/۶۱ سازمان ثبت و بند یازده مجموعه.

گواهی امضاء
بند۸۸- الف : سردفتران باید از گواهی امضای اوراقی كه متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عناونا آن را از قبیل (وكالت نامه- افرازنامه-دعوت نامه و غیره) در عبارت گواهی قید و در هر مورد كه گواهی امكان پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثبت و كلیه تشریفات را انجام و پس از امضاء متقاضی آن ا گواهی نمایند.
ب: سردفتران باید در موقع گواهی امضاء مفاد بند ۲ از ماده ۱۲ آئین نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب ۸/۱۲/۶۰ را رعایت نمایند.
ج: گواهی اثر انگشت افراد بیسواد بمنزله گواهی امضاست.
اصلاحی فراز ده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

گواهی امضاء

گواهی سردفتران در قبال قولنامه های عادی
بند۸۹- الف: مداخله و مباشرت دفاتر اسناد رسمی در تهیه و تنظیم قولنامه عادی خلاف شئون سردفتری و ممنوع است.
ب: در مواردیكه طرفین قولنامه عادی یا مدارك دیگری میان خود شرط كرده باشند كه در موعد معین سند معامله آنان در دفترخانه مشخص ثبت شود چنانچه سند موضوع قولنامه در موعد مقرر در آن دفتر به ثبت نرسد بدرخواست كتبی ذینفع به صدور گواهی از طرف سردفتر در زمینه علت عدم انجام معامله در نمونه ای كه بضمیمیه این بخشنامه صادر می شود بلامانع خواهد بود.
اصلاحی فراز (نه) مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹
نظر به اینكه با توجه به مدارك ابرازی از طرف ………………………………………………….مقرر بوده است كه سند ……………………………………..حاكی از (انتقال قطعی اجاره, صلح) ملك پلاك……………………….واقع در…………………………………………………………………………………با شرایط مذكور در آن مدارك در تاریخ…………………………. در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجاكه سند مذكور بعلت (علت بطور صریح و دقیق نوشته شود)……………………………………………..تا آخر وقت اداری روز……………………….. ثبت نشده است. به تقاضای آقای/خانم ……………………………..و بر اساس دستور شماره……………….. این گواهی از طرف اینجانب …………………………….سردفتر/كفیل دفتر تنظیم و بنامبرده تسلیم گردید.
سردفتر/ كفیل دفتر

مهر و امضاء

گواهی سردفتران

تسجیل اسناد عادی
بند ۹۰- سردفتران حق ندارند اسناد عادی را تسجیل یا تایید نمایند.
اصلاحی فراز هشت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹

تعیین تكلیف حساب آب و برق و تلفن هنگام انجام معامله
بند ۹۱- نظر به اینكه بعضی از فروشندگاناملاك حین انجام معامله به سازمانهای آب و برق و تلفن بابت حق الاشتراك و یا مصرفی آن بدهكارند و بعضی از خریداران غافل از این مورد مبادرت به انجام معامله می نمایندكه ممكن ات موجب قطع آب و برق ملك مورد خریداری آنها گردد لذا دفاتر اسناد رسمی موظفند از این به بعد هنگام تظیم سند برگ مفاصا حساب بدهیهای انشعاب آب و اشتراك برق و تلفن را مطالبه نموده پس از دریافت آن مبادرت به تنظیم سند نمایند چنانچه انجام این امر میسر نبود قبلاً تكلیف این بدهیها د سند روشن و قید گردد كه خریدار مكلف بپرداخت آن بوده و از این جهت زیانی متوجه سازمان مربوطه نگردد.

دوران تصدی سردفتر یا دفتر یار متقاضی

الغاء مقررات مخالفبا قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت و رعایت قانون حق حضانت
بند۹۲- چون بموجب ماده واحده مصوب ۱۵/۷/۱۳۵۸ كلیه مقررات مخالف با قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت در مورد اطفال ملغی گردیده لذا واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مكلفند هنگام مراجعه احتمالی مادران ضغار قبل از هرگونه اقدامی آنان را در اجرای مقررات مربوطه به اداره سرپرستی دادسرای عمومی ارشاد نمایند مگر مواردی كه مشمول قانون حق حضانت فرزندان صغیر یا محجور بمادران آنها (مصوب ۲۳/۵/۱۳۶۴ مجلس شورای اسلامی ) است كه ماده واحده مرقوك و تبصره های ذیل آن تكلیف را روشن نموده.
با اصلاح و تجدد نظر كلی در بخشنامه شماره ۶۲۱/۲-۱۰/۲/۵۹

فرم تهیه آمار از سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران
بند۹۳
(۱) چون در نظر است آمار كاملی از سردفتران اناد رسم ازدواج و طلاق و دفتریاران در سطح كشور فراهم و بر اساس آن دفاتر مخصوص تهیه شود لذا سه نمونه فرم پرسشنامه مربوط به مشخصات آنان به پیوست ارسال می گردد مقتضی است نسبت به تكثیر آن به تعداد لازم اقدام و با ضرب الاجل پانزده روزه به واحدهای مربوط دستور دهید تا هر یك از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران آن حوزه ثبتی دو نسخه از فرم را دقیقاً و بدون قلم خوردگی تكمیل و پس از تایید مندرجات آن وسیله رئیس واحد ثبتی یك نسخه از آن را در ثبت منطقه نگهداری و نسخه دیگر را حداكثر ظرف مدت یكماه به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال نمایند و نسبت به دفاتری كه در آیندهتشكیل خواهد شد نیز بنحو مذكور عملی شود ضمناً ثبت منطقه باید با توجه به پرسشنامه های مزبور دفتر مخصوص تهیه و هر برگ آن را به یك سردفتر یا دفتریار اختصاص و بر طبق مفا پرسشنامه صفحات آن را تكمیل نماید و در آینده نیز هر نوع تغییراتی كه در وضعیت سردفتر یا دفتریار حاصل می شود در آن دفتر منعكس و مراتب را به اداره كل امور اسناد و سردفتران نیز گزارش نمایند.
(۲) نر به اینكه درخواست بازنشستگی اغلب سردفتران دفاتر اسناد رسمی یا فتریاران دارای نواقصی است و در عمل مشكلاتی فراهم میسازد بنابراین به منظور ایجاد وحدت رویه نسبت به این امر نیز دو نسخه فرم مربوط به تقاضای بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی به پیوست ارسال می شود دستور دهید به تعداد كافی تكثیر و در اختیار واحدهای تابعه قراردهند كه در آینده درخواستهای مذكور بر طبق آن تنظیم و ارسال گردد.
بخشنامه شماره ۴۳۶۹/۲-۱۵/۷/۶۰

اصول مدارك زیر بایستی از متقاضی اخذ و بضمیمه

فرم رسیدگی دوران تصدی سردفتر یا دفتر یار متقاضی بازنشستگی
بند ۹۴ – این فرم بایستی با توجه به تقاضای بازنشستگی سردفتر و یا دفتریار فتر اسناد رسمی پس از رسیدگی بدوران تصدی آنها وسیله ثبت محل تنظیم و به تایید ثبت منطقه رسیده و به انضمام صورت مجالس لازم به اداره امور سردفتران ارسال گردد :

تذكر- اصل یا فتوكپی صورت مجالس بازرسی كامل مالی و مالیاتی و ر صورت معرفی جانشین مدارك كامل جانشین برح زیر:

۱-دانشنامه لیسانس با تاییدیه آن از دبیرخانه دانشگاه مربوطه. ۲- فتوكپی شناسنامه ۲ برگ. ۳-شش قطعه عكس(۴*۶). ۴-گواهی عدم سوء پیشینه. ۵-گواهی سلامت كامل از بهداری محل. ۶-تقاضای بازنشستگی سردفتر كه حاوی معرفی جانشین هم باشد. ۷-گواهی پایان خدمت نظام وظیفه یا معافیت یا تایید آن. ۸-گواهی عدم اشتغال بكار در سایر موسسات دولتی كه بتایید ثبت محل رسیده باشد.
این فرم با توجه بمدارك متقاضی دفتریاری بوسیله ثبت محل تنطیم و پس از تایید اداره كل ثبت منطقه با اصول مدارك تسلیمی به اداره امور سردفتران ارسال شود:

  1. نام و نام خانوادگی
  2. شماره شناسنامه و محل صدور آن
  3. تاریخ تولد
  4. نام پدر متقاضی
  5. مدرك تحصیلی
  6. وضع خدمت زیر پرچم
  7. نام سردفتر معرف دفتریار
  8. شماره دفترخانه اسناد رسمی
  9. دفتریاربرای دفتریاری اول است یا دوم؟
  10. دفترخانه قبلاً دفتریار داشته است یا خیر؟ در صورتیكه دفتریار داشته وصع استخدامی مشارالیه چیست؟ و امور مالی دفترخانه بوسیله چه كسیس اداره می شود؟
شماره دفترخانه اسناد رسمی

اصول مدارك زیر بایستی از متقاضی اخذ و بضمیمه این فرم ارسال گردد:

  1. فتوكپی مصدق شناسنامه ۲ برگ
  2. گمراهی یك سال كارآموزی از دفترخانه اسناد رسمی كه در تهران بتایید كانون سردفتران و در شهرستانها بتایید دادستان و یا دادگاه بخش مستقل رسیده باشد.
  3. شش قطعه عكس ۴*۶
  4. گواهی بهداری دال بر سلامت كامل و عدم اعتیاد
  5. حداقل دیپلم كامل با تایید اداره كل آموزش و پرورش رسیده باشد.
  6. تقاضای دفترخانه دال بر معرفی دفتریار
  7. گواهی پایان خدمت نظام یا معافیت از خدمت زیر پرچم كه در شهرستان بتایید پاندارمرری محل و در تهران بتایید اداره نظام وظیفه رسیده باشد.
  8. گواهی عدم سوء پیشینه كیفری كه از تاریخ صدور آن بیش از ۶ ماه منقضی نشده باشد.
  9. در صورتیكه پیشنهاد مربوط به دفتریاری دوم است گواهی پرداخت حقوق از ناحیه سردفتر شده باشد.
دخالت شخص ثالث

سوالات متداول 

اعتبار پاسخ استعلام ثبت چقدر مي باشد؟

اعتبار پاسخ استعلام، در مواردي كه دفتر اسناد رسمي و اداره ثبت در يك شهر قرار دارند، يك ماه و در غير اين صورت 45 روز از تاريخ صدور خواهد بود.

آيا يك خانم مي تواند به عنوان معتمد و معرف ذيل اسناد را امضاء نمايد؟

در قانون دفاتر اسناد رسمي هيچگونه منع قانوني براي اينكه بانوان بعنوان معرف و معتمد شناخته شوند وجود ندارد.

براي معامله قنات آيا استعلام از اداره امور مالياتي لازم است؟

بله، معامله قنوات از لحاظ وصول ماليات مانند معاملات غير منقول است.

در مورد اتباع خارجه اثر انگشت ب چه صورت انجام مي گيرد؟

در مورد اخذ اثر انگشت ، تفاوتي ميان اتباع ايران و اتباع خارجي نيست و چون اسناد بدون اثر انگشت تاييد نهايي نمي شوند ، بايد امضاء كنندگان سند اثر انگشت نيز بدهند.

آيا دفاتر اسناد رسمي مي توانند جنگل يا بيشه هايي كه متعلق به دولت است را انتقال دهند؟

سردفتران حق انجام معامله نسبت بمراتع و بيشه هاي طبيعي و جنگلي كه جزو اموال محسوب و متعلق به دولت است, ندارند مگر طبق قانون ملي شدن جنگلها.

قصد فروش ملك خود را دارم اما پايان كار ندارم، آیا مي توانم آن را انتقال دهم؟

الزام به اخذ پايان كار جزو امور لاينفك هر پروژه براي انتقال رسمي سند است كه بايد متعهد (سازنده يا مالك) برحسب التزام انجام دهد. تا پايان كار وصول نشود انتقال رسمي سند از طريق محاضر و دفاتر رسمي امكان پذير نخواهد بود.

من در دفترخانه اي استعلام ثبت گرفته ام اما در دفترخانه ديگري قصد تنظيم سند دارم، آيا در دفترخانه دوم هم بايد استعلام ثبت اخذ شود؟

دفاتر اسناد رسمي نمي‌توانند پاسخ استعلام ثبتي را كه به عنوان دفترخانه ديگري صادر گرديده است، مستند ثبت معامله قرار دهند و رأساً بايد استعلام نمايند و در موارديكه پاسخ استعلام حكايت از استعلام قبلي دفترخانه ديگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذكور و احراز اينكه قبلا سند ثبت نشده سند معامله نمايند.

آيا بدون داشتن گواهي پايان كار مي توان سند را هبه كرد؟

براي هر نوع عقد رسمي در دفترخانه اسناد رسمي و تنظيم سند رسمي نياز به پايان كار وجود دارد.

من به عنوان سردفتر انتخاب شده ام، چقدر مهلت دارم كه دفترخانه را تشكيل دهم؟

كساني كه به سردفتري اسناد رسمي انتخاب مي شوند مكلفند حداكثر ظرف سه ماه از تاريخ صدور ابلاغ نسبت به تشكيل دفترخانه والا ابلاغ آنها كان لم يكن خواهد بود.

راه‌اندازي سامانه ثبت الكترونيك اسناد در دفاتر اسناد رسمی در چه تاریخی است؟

از تاريخ 1395/06/26 راه‌اندازي سامانه ثبت الكترونيك اسناد در دفاتر اسناد رسمی الزامی شد.

حضانت فرزندان بعد از فوت یکی از والدین چگونه است؟

طبق مفاد قانوني، اگر يكي از والدين فوت كند، حضانت فرزند بر عهده والد ديگر خواهد بود. البته حضانت فرزند بعد از مرگ پدر در صورتي به مادر داده مي شود كه دادگاه او را داراي شرايط لازم براي حضانت فرزند بداند. اگر هم پدر و هم مادر كودك فوت كنند، حضانت فرزندان بر عهده جد پدري است. اگر جد پدري نيز فوت كرده باشد، نزديكترين خويشاوندان به ترتيب ارث آنها، حضانت را عهده دار خواهند بود.

5/5 - (20 امتیاز)
آموزش غیر حضوری و آنلاین کارآموزی کار در دفاتر اسناد رسمی
دوره های افزایش مهارت های حقوقی
تدریس دروس تخصصی آزمون سردفتری
آموزش غیرحضوری کار در در دفترخانه
ویدیو های جامع آموزشی سردفتری
کتاب آموزش تخصصی و کاربردی کار در دفاتر اسناد رسمی
مشاوره آنلاین حضوری ثبتی دفتر اسناد رسمی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *