طبق قانون اولين روز رسمي بعد از روز تعطيل ملاك است.

مهم ترين مدارك لازم براي تنظيم سند و اخذ گواهي عدم پرداخت عبارتند از:سند تك برگي و ششدانگ ملك يا آپارتمان موضوع قرارداد يا مبايعه نامه-مدارك هويتي شامل كارت ملي و شناسنامه-وكالتنامه يا برگ نمايندگي ( اگر اصيل يا مالك اصلي خارج از ايران هستند يا بنا به دلايلي در موعد محضر امكان حضور ندارند)- قولنامه يا مبايعه نامه عادي يا رسمي يا پرينتي داراي كد رهگيري، كه بين خريدار و فروشنده تنظيم و امضاء شده است. (فرقي ندارد كه قولنامه را اصيل يا وكيل يا نماينده قانوني او مانند ولي يا قيم امضاء كرده باشد.)- قيم نامه در مواقعي كه قيم به جاي صغير و با اجازه اداره سرپرستي معامله مي كند.بنچاق سند و مدارك و اسناد قبلي ملك (مثلا پايان كار،قولنامه هاي قبلي و غيره)-پايان كار جديد ملك-مفاصا حساب شهرداري-مفاصا حساب دارايي-استعلام بند (ز) مبني بر عدم بازداشت ملك از اداره ثبت كه توسط دفترخانه تنظيم كننده سند انجام خواهد شد.

نكته مهم در تعيين دفترخانه اين است كه نبايد به دو يا تعداد بيشتري از دفترخانه ها اشاره بكنيد و الا هيچكدام از اين دفاتر اسناد رسمي مبادرت به صدور گواهي عدم حضور نخواهند كرد مثلا دفترخانه شماره 123456 يا 9426 كه به دو دفترخانه اشاره شده است كه نشان از بي اطلاعي نويسنده يا تنظيم كننده قولنامه يا مبايعه نامه است.

هنگامي كه خريدار يا فروشنده در موعد تعيين شده در قولنامه در محل دفترخانه اسناد رسمي جهت نقل و انتقال سند و پرداخت الباقي وجه يا ثمن معامله حاضر نشود، در اين حالت سردفتر اسناد رسمي به درخواست شخص حاضر (خريدار يا فروشنده) برگه اي تحت عنوان گواهي عدم حضور صادر مي كند كه در آن ضمن اشاره به مشخصات طرفين و زمان تعيين شده براي تنظيم سند، گواهي مي كند كه مثلا خريدار در زمان تعيين شده در محل دفترخانه حضور يافته و الباقي وجه معامله را نيز به صورت نقد يا در قالب يك فقره چك بانكي يا تضمين شده به روئيت سردفتر رساند ولي تا پايان ساعت اداري فروشنده حاضر نشد و اين گواهي حسب مفاد قولنامه في ما بين و به درخواست خريدار صادر گرديد.

براي دريافت گواهي عدم حضور فقط مي توانيد در تاريخ تعيين شده در قولنامه با مبايعه نامه به دفترخانه مقرر در آن مراجعه كنيد.و هيچ دفترخانه اي هم تكليفي به صدور گواهي عدم حضور بعد از تاريخ مندرج در قرارداد را ندارد.

خير حتي اگر طرفين قولنامه يا يكي از آن ها در محل دفترخانه حضور فيزيكي داشته باشد اما الباقي ثمن معامله يا اسناد و بنچاق ملك را آماده يا ارائه نكند، همين شرايط خودش به منزله عدم حضور است و به همين دليل، توصيه مي كنيم كه در خصوص چگونگي حضور طرفين قولنامه يا قرارداد پيش بيني هاي لازم و قانوني را انجام بدهيد تا در زمان بروز چنين وضعيتي تكليف دفترخانه و طرفين براي صدور يا عدم صدور گواهي عدم حضور در دفترخانه حضور مشخص باشد و جايي براي اعتراض باقي نماند.

نوشتن سال و ماه كافي نيست بلكه بايد روز دقيق آن نيز براي انتقال رسمي سند ملك قيد شود. اما ضرورتي به تعيين ساعت دقيق انتقال سند نيست چون طبق رويه دفاتر و محاضر رسمي بايد شخص حاضر تا پايان ساعت اداري نتظر اشد چرا كه ممكن است در آخرين لحظه شخص غايب از راه برسد.

جهت اطلاع به دفترخانه قيد شده در قرارداد مراجعه فرماييد .

درج تاريخ انتقال سند رسمي ملك اعم از روز، ماه و سال و درج صحيح شماره دفترخانه اسناد رسمي كه مي خواهيد سند رسمي ملك در آنجا تنظيم بشود. و درج شهر يا محل وقوع دفترخانه مانند دفترخانه شماره 1152 تهران

خير پذيرفته نيست و سردفتر به درخواست فروشنده مباردت به صدور گواهي عدم حضور در دفترخانه مي نمايد. پس بايد چند روز قبل نسبت به آماده كردن الباقي ثمن يا وجه معامله به صورت نقد يا در قالب چك تضمين شده يا بانكي اقدام كنيد.

درج تاريخ حضور خريدار يا فروشنده قولنامه-درج شماره و تاريخ قولنامه– شماره و مشخصات دفترخانه– درج چگونگي ارائه الباقي ثمن معامله مثلا به صورت نقد يا چك كه در مورد اخير بايد ضمن اخذ كپي از چك بايد مشخصات چك در متن گواهي عدم حضور درج شود. اگر به مشخصات چك در متن گواهي عدم حضور اشاره نشود يا يك نسخه كپي از آن تهيه نشود بعدها كه بخواهيد از مزاياي اين گواهي استفاده كنيد با ايراد قانوني مواجه خواهيد شد.

اگر در مبايعه نامه يا قولنامه مبلغي به عنوان خسارت يا وجه التزام پيش بيني نشده باشد يا مبلغ بسيار ناچيزي مقرر شده باشد در اين صورت دريافت گواهي عدم حضور تاثيري در اجبار طرف مقابل به انجام تعهد ندارد. مگر اينكه شرط شده باشد در صورت صدور گواهي عدم حضور اختيار فسخ قرارداد يا قولنامه و اخذ مبلغي به عنوان خسارت به نفع كسي كه در دفترخانه حاضر شده و گواهي عدم حضور را دريافت كرده پيش بيني شود.