تعریف سند رسمی:

قانون‌گذار در ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند رسمی را تعریف کرده است که براساس آن، سند به نوشته‌ای گفته می‌شود که اشخاص جامعه بتوانند در حین طرح دعوا و یا دفاع به عنوان دلیل از آن استفاده کنند. بنابراین نوشته‌ای را می‌توان سند دانست که بتوان به آن استناد کرد. به همین دلیل است که می‌توان سند را یکی از مهم‌ترین دلایل ثابت کردن دعوا دانست که در صورت دارا بودن تمامی شرایط دادگاه موظف است به آن ترتیب اثر بدهد و براساس آن رای صادر کند.

DAFTARKHANE.COM
سند مالکیت

نحوه تنظیم سند رسمی

در ابتدا که به دفترخانه مراجعه می‌فرمایید سردفتر محترم هویت شما را احراز می‌کند. برای اینکه ببیند شناسنامه و مدارک ارائه شده برای شما هست یا خیر. بنابراین وظیفه صاحب‌ دفتر است که هویت شما و طرف معامله شما را احراز کند. حتی اگر شما و یا طرف معامله به شخصی وکالت داده باشید که سند در دفترخانه را امضا کند، سردفتر باید وکالت‌نامه را ملاحظه کند و اعتبار وکالت‌نامه و حدود اختیارات وکیل اطمینان حاصل نماید.
حال اگر سردفتر تردیدی در هویت اشخاص حقیقی دو طرف قرارداد داشته باشد چه باید بکند:

  1. باید دو نفر شخص معروف و مورد اعتماد، حضوری هویت آنان را تصدیق نماید و مسئول دفتر هم باید این مساله را در دفتر، ثبت کند و به امضای شهود برساند و این نکته را در اسناد قید نماید.
  2. اگر هم این اشخاص نبودند، مثلا شهود غیر رشید، کودک، کور و کر و یا ذینفع در معامله نباشند و یا حتی خدمه طرفین معامله هم نباشند، سردفتر نمی‌تواند سند را ثبت کند.

اما در مورد اشخاص حقوقی سردفتر وظیفه دارد:
ابتدا آخرین مدیران و دارندگان حق امضا و کسی که از طرف شرکت حق امضای سندهای رسمی و تعهدآور را دارد از اداره ثبت شرکت‌ها، استعلام نموده سپس با ملاحظه‌کردن اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت، سند رسمی را تنظیم و ثبت می‌کند.
در مورد اشخاص حقوقي بايد گفت که شخص حقوقي‌ عبارت‌ است‌ از: ((عبارت از گروهي از افراد انسان يا منفعتي از مـنافع عـمومي که قوانين‌ موضوع‌ آن را در حکم شخصي طبيعي و موضوع حقوق و تکاليف قرار داده باشند مانند‌ شرکت‌ تجاري‌ و انجمن ها و دولت و شهرداريها و اداره تصفيه )).
موسسات و تشکيلات دولتي و بلدي طبق ماده ٥٨٧ ق . ت به محض ايجاد‌ و بدون‌ احتياج بـه ثـبت داراي شخصيت حقوقي ميشوند. در ماده ٥٨٨ ق . ت بيان شده‌ است‌ : «شخص‌ حقوقي مي تواند داراي کليه حقوق و تکاليف مي شود که قانون براي افراد قائل است مگر‌ حـقوق‌ و وظـايفي‌ که بالطبيعه فقط انسان مـمکن اسـت داراي آن باشد مانند حقوق و وظايف‌ ابوت‌ و امثال آنها».

بنابراين حسب شرح مذکور سران دفاتر اسناد رسمي قبل از تنظيم و ثبت معاملات اشخاص‌ حقوقي‌ بايد وجود شـخصيت اين اشـخاص را احراز نمايند.تا سـيس شـرکتهاي مندرج‌ در‌ قانون تجارت بايد در روزنامه رسمي آگهي‌ شود‌ اين‌ شرکتها موظفند آگهي روزنامه رسمي اساسنامه شرکت‌ و شرکتنامه‌ صادره از اداره ثبت شرکتها مربوط را به دفاتر اسناد رسمي قبل از‌ تنظيم‌ اسناد ارائه نمايند. در صـورت‌ واگـذاري‌ و انتقال سهم‌الشرکه‌ شرکتها‌ دفاتر اسناد رسمي قبلاً بايد وضعيت‌ شرکت‌ را از اداره ثبت شرکتهاي شهرستانها استعلام نمايند. حسب دستور ماده ٦١‌ آ. د. ا. ر تنظيم‌ و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شرکت‌ يا نمايندگي شرکت قبل‌ از‌ احراز شخصيت حقوقي آنها ممنوع‌ است‌ .
سردفتر سپس توانایی بستن قرارداد دو طرف را از نظر قانونی (اهلیت) بررسی می‌کند که با همان سن قانونی در شناسنامه‌ای قابل تشخیص است.
یکی از طرفین سند یا عقد در اکثر قراردادهایی که بسته می‌شود، مالک است و این مالکیت باید توسط سردفتر احراز شود. مثلا اگر مال غیرمنقولی بخواهد منتقل شود، سردفتر باید مالکیت فروشنده را از طریق استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک، احراز نماید.

هزینه تنظیم خودرو

اتباع بيگانه در تنظيم سند رسمي

اتباع کساني مي باشند که مي توانند‌ از‌ همگي انواع حـقوق در يک‌ کشور‌ بهره‌ مند گردند و بناي‌ حقوق‌ بر برابري آنها نـهاده‌ شـده‌ اسـت مگر آنکه وضعيت شخصي آنها مانند صغر يا محکوميت يا اکتسابي بودن تابعيت‌ آنها‌ سبب محدوديت حقوق آنها شـده ‌ ‌بـاشد‌.
در‌ برابر آنها‌ بيگانگان‌ واقع‌ شده اند که حقوق‌ آنها به لحاظ بيگانه بـودن آنـها نـسبت به حقوق اتباع محدودتر است . (سلجوقي ١٣٩٢، ص ٥٤‌) اتباع‌ بيگانه اي که بخواهند براي سکونت‌ خود‌ در‌ ايران‌ مـلکي‌ خريداري نمايند بايد‌ ضمن‌ اقدام به ترتيب مواردي که در ماده ٢ آيين نامه اجرايي راجـع به استعلاک اتباع در ايرانـ‌ مـصوب‌ ١٣٤٤‌ آمده موظفند:

  • نام و نام خانوادگي و محل اقامت‌ و تابعيت‌ فعلي‌ و اصلي‌ و مشخصات‌ کامل‌ محل مورد تقاضا را به استانداردي يا فرمانداري اعلام دارند و تمام تشريفات ثبت سند در ايران را که در دفاتر اسناد رسمي معمول است رعـايت نموده و موافقت‌ نامه هاي لازم از وزارت خارجه و سازمان ثبت و ساير ارگانهاي ذيربط را اخذ نمايند که مقررات راجع به تنظيم اسناد بيگانگان در بندهاي مختلف مجموعه بخشنامه هاي ثبتي علاوه بر‌ آئين‌ نامه استعلاک بـيگانگان از جـمله در بند هاي ١١٥ و ١٦٠ و٣٦١ و ٣٦٢ و ٥٠٧ و ٥٥٢ تعيين گرديده.

آموزش های سردفتری دفترخانه
  • بيگانگان که به منظور سياحت و استفاده از ييلاق مسافرتهاي منظم فصلي در سنوات‌ متعدد‌ و متوالي به ايران مي نمايند هرگاه بخواهند در ايران محلي براي سکونت شخصي خريداري نمايند بايد به تـرتيب زير اقـدام بنمايند و عقود و معاملات‌ و اقارير‌ و وصاياي اتباع بيگانه در ايران‌ با‌ توجه به ماده ٣٠ قانون دفاتر اسناد رسمي بايد مطابق تشريفات ثبت سند که در قوانين ايران مقرر است ثبت شود و اتباع خـارجه مـقيم‌ ايران‌ نمي توانند قبل از‌ کسب‌ اجازه مخصوص از سازمان ثبت به قائم مقامي از فرزند صغير خود نسبت به قبول انتقال اموال غيرمنقول واقع در ايران اقدام نمايند يا در هر مورد که اتباع بـيگانه‌ قـصد‌ تـملک ويا اجازه اموال غيرمنقول در ايران را داشته بـاشد دفـاتر اسـناد رسمي بايد قبلاً موافقت سازمان ثبت را جلب نمايند يا هرگاه مدت اجاره از پنج سال تجاوز ننمايد‌ جلب‌ موافقت ضروري‌ نيست و فقط بـايستي مراتـب را بـاذکر خصوصيات و مشخصات موجر و مستاجر ومحل مورد اجاره بـه اداره کـل امور‌ املاک گزارش نمايند و نيز چنانچه اتباع خارجه مقيم در خاک ايران‌ قصد‌ خريد‌ ملکي در نوار مرزي و نقاط نزديک مـرز داشـته بـاشند علاوه بر تهيه اوراق لازم از قبيل اظهارنامه ‌‌تقاضاي‌ ثبت ملک اتباع بـيگانه و گواهي عدم سوءپيشينه و فتوکپي مصدق پروانه محل اقامت محل‌ دقيق‌ ملک‌ مورد نظر و نقشه و کروکي جامعي از وضعيت مـلک کـه نـمودار فاصله و موقعيت آن باشد تهيه‌ و ارسال دارند.
  • همچنين لازم است کليه دفاتر اسـناد رسـمي نسبت به تنظيم اسناد‌ مربوط به اموال منقول‌ اتباع‌ خارجي و پناهندگان با رعايت ساير مقررات اقـدام نـمايند اتـباع خارجه با داشتن مجوز اقامت قانوني در مدت اعتبار آن از نظر خريد و فروش خـودرو و امـوال مـنقول منعي ندارند هرگونه معامله اموال‌ و املاک نمايندگي هاي سياسي اقتصادي نظامي فرهنگي خارجي مـقيم کـشور اعـم از خريد و فروش و رهن و اجاره با اجازه کتبي وزارت امورخارجه انجام مي گيرد.

انواع سند

سند بر دو نوع است؛ عادی و رسمی.
سند عادی به سندی گفته می‌شود که افراد عادی بدون‌ اینکه به دفترخانه مراجعه نمایند، خودشان آن را تنظیم می‌کنند. نیازی نیست سند عادی شکل و فرم و شرایط خاصی داشته باشد. هرچند در برخی موارد قانون‌گذار معتبر بودن آن را منوط به داشتن امضا دانسته است و مهر را نمی‌توان جایگزین آن کرد. به‌ عنوان نمونه وصیت‌نامه را خود افراد می‌توانند بدون مراجعه به دفترخانه تنظیم کنند. مطابق حکم قانون زمانی می‌توان این قبیل وصیت‌نامه‌ها را معتبر دانست که امضای وصیت‌کننده ذیل آن درج شده باشد. در مقابل سند عادی، سند رسمی قرار دارد. برخلاف سند عادی، تنظیم سند رسمی دارای تشریفات خاصی است. لازم است بدانید زمانی می‌توان سند تنظیم‌ شده را رسمی دانست که شرایط زیر در خصوص آن رعایت شده باشد:
الف) سند یا در اداره ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد رسمی و یا نزد مأمورین رسمی صلاحیت‌دار تنظیم شده باشد. منظور از مأمور رسمی شخصی است که از طرف مقام صلاحیتدار برای تنظیم سند رسمی انتخاب شده باشد مثل سردفتران اسناد رسمی که پس از شرکت در آزمون مربوطه و کسب نمره‌ی قبولی، از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک به رئیس قوه قضائیه پیشنهاد شده و سپس از طرف او به این سمت منصوب می‌شوند. باید توجه نمود که امروزه اسناد در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم نمی‌شوند بلکه منحصراً توسط دفاتر اسناد رسمی، تنظیم و ثبت می‌گردد.

daftarkhane.com

ب) اگر مأمور رسمی اقدام به تنظیم سند می‌کند، باید وی صلاحیت انجام این کار را داشته باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی، صلاحیت ثبت سند رسمی ازدواج و طلاق را ندارد یا مثلاً سردفتری که در اصفهان دفترخانه دارد، نمی‌تواند دفتر خود را به تهران انتقال داده و در آن‌جا اقدام به تنظیم سند نماید زیرا طبق قانون اقدامات مأمورین رسمی فقط در محل مأموریت خودشان اثر قانونی دارد.
ج) باید در تنظیم سند، تشریفات قانونی مربوط به آن رعایت شود. این تشریفات قانونی دو دسته هستند. برخی از آن‌ها به اندازه‌ای اهمیت دارند که اگر رعایت نشوند، نمی‌توان نوشته را سند نامید.

بنابراین اگر سند تنظیم شده توسط مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آن‌ها نباشد و یا این‌که تشریفات و مقررات قانونی در تنظیم این اسناد رعایت نشده باشد، نمی‌توان سند تنظیم‌ شده را رسمی دانست بلکه این سند، عادی خواهد بود. البته به شرطی که امضای طرفین در آن درج شده باشد.

سوالات متداول 

اگر اصل سند رسمي از بين برود ، يا گم شود ، كپي برابر با اصل شده آن سند به جاي اصل سند قابل استناد كردن مي باشد و شخص مقابل نمي تواند به اين بهانه كه اصل سند ارائه نشده است ، به آن ايرادي وارد كند و حتي به صرف ادعاي جعل از دادگاه بخواهد كه سند ارائه شده را از شمار دلايل او خارج كند . منتها به شرطي كه ” مطابقت آن با ثبت دفتر گواهي شده باشد ” . لذا اگر رونوشت يا كپي سند رسمي توسط دادگاه ، وكيل يا بخشدار براي پيوست به دادخواست برابر با اصل شده باشد ، به منزله اصل سند نيست . در نتيجه اگر مورد ادعاي جعل طرف مقابل قرار گيرد ، بايد اصل آن را به دادگاه ارائه نمود . بنابراين ، از جمله شرايط اعتبار كپي برابر با اصل آن است كه مطابقت آن سند با ثبت دفتر گواهي شده باشد.

هرگونه معامله اموال‌ و املاك نمايندگي هاي سياسي اقتصادي نظامي فرهنگي خارجي مـقيم كـشور اعـم از خريد و فروش و رهن و اجاره با اجازه كتبي وزارت امورخارجه انجام مي گيرد.

ابتدا آخرين مديران و دارندگان حق امضا و كسي كه از طرف شركت حق امضاي سندهاي رسمي و تعهدآور را دارد از اداره ثبت شركت‌ها، استعلام نموده سپس با ملاحظه‌كردن اساسنامه و روزنامه رسمي شركت، سند رسمي را تنظيم و ثبت مي‌كند.

سند به نوشته‌ای گفته می‌شود که اشخاص جامعه بتوانند در حین طرح دعوا و یا دفاع به عنوان دلیل از آن استفاده کنند. بنابراین نوشته‌ای را می‌توان سند دانست که بتوان به آن استناد کرد.به همین دلیل است که می‌توان سند را یکی از مهم‌ترین دلایل ثابت کردن دعوا دانست که در صورت دارا بودن تمامی شرایط دادگاه موظف است به آن ترتیب اثر بدهد و براساس آن رای صادر کند.

سند عادي به سندي گفته مي‌شود كه افراد عادي بدون‌ اينكه به دفترخانه مراجعه نمايند، خودشان آن را تنظيم مي‌كنند. نيازي نيست سند عادي شكل و فرم و شرايط خاصي داشته باشد. هرچند در برخي موارد قانون‌گذار معتبر بودن آن را منوط به داشتن امضا دانسته است و مهر را نمي‌توان جايگزين آن كرد.اما بالاترین و معتبرترین اسناد سندهای رسمی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شوند هستند.

اسنادي كه در اداره ثبت اسناد و املاك و يا دفاتر اسناد رسمي يا در نزد ساير مأمورين رسمي در حدود صلاحيت آنها و بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند ، رسمي است.

دخالت مأمور رسمي: سند رسمي همه اعتبار و ارزش خود را از مامور رسمي مي گيرد . مامور رسمي(مثل سردفتر اسناد رسمي) شاهد و ناظر ممتازي است كه قانون وي را براي ثبت وقايع تعيين كرده و امضاي وي هرگونه ترديد نسبت به مفاد سند را از بين مي برد. صلاحيت مامور رسمي: ماموران رسمي صرفا در حدود صلاحيتي كه به موجب قانون به آنها داده شده است مجاز به اقدام هستند . پس اگر از مرزهاي اين اختيار و صلاحيت قانوني تجاوز كنند ، اعتبار اقداماتشان نيز از بين مي رود . مانند اقدام مامور انتظامي يا شهرداري به تنظيم سند رسمي معامله كه خارج از صلاحيت آنهاست. رعايت مقررات قانوني: سند تنظيم شده در صورتي عنوان رسمي به خود مي گيرد كه مامور رسمي مقررات قانوني مربوط به تنظيم سند رسمي را رعايت كرده باشد.

بايد دو نفر شخص معروف و مورد اعتماد، حضوري هويت آنان را تصديق نمايد و مسئول دفتر هم بايد اين مساله را در دفتر، ثبت كند و به امضاي شهود برساند و اين نكته را در اسناد قيد نمايد.اگر هم اين اشخاص نبودند، مثلا شهود غير رشيد، كودك، كور و كر و يا ذينفع در معامله نباشند و يا حتي خدمه طرفين معامله هم نباشند، سردفتر نمي‌تواند سند را ثبت كند.

اتباع كساني مي باشند كه مي توانند‌ از‌ همگي انواع حـقوق در يك‌ كشور‌ بهره‌ مند گردند و بناي‌ حقوق‌ بر برابري آنها نـهاده‌ شـده‌ اسـت مگر آنكه وضعيت شخصي آنها مانند صغر يا محكوميت يا اكتسابي بودن تابعيت‌ آنها‌ سبب محدوديت حقوق آنها شـده ‌ ‌بـاشد‌.

حقوق‌ آنها به لحاظ بيگانه بـودن آنـها نـسبت به حقوق اتباع محدودتر است . اتباع‌ بيگانه اي که بخواهند براي سکونت‌ خود‌ در‌ ايران‌ مـلکي‌ خريداري نمايند بايد‌ ضمن‌ اقدام به ترتيب مواردي که در ماده ٢ آيين نامه اجرايي راجـع به استعلاک اتباع در ايرانـ‌ مـصوب‌ ١٣٤٤‌ آمده موظفند نام و نام خانوادگي و محل اقامت‌ و تابعيت‌ فعلي‌ و اصلي‌ و مشخصات‌ كامل‌ محل مورد تقاضا را به استانداردي يا فرمانداري اعلام دارند و تمام تشريفات ثبت سند در ايران را كه در دفاتر اسناد رسمي معمول است رعـايت نموده و موافقت‌ نامه هاي لازم از وزارت خارجه و سازمان ثبت و ساير ارگانهاي ذيربط را اخذ نمايند.

اتـباع خارجه با داشتن مجوز اقامت قانوني در مدت اعتبار آن از نظر خريد و فروش خـودرو و امـوال مـنقول منعي ندارند.لازم است دفاتر اسـناد رسـمي درخصوص تنظيم اسناد‌ مربوط به اموال منقول‌ اتباع‌ خارجي و پناهندگان با رعايت ساير مقررات اقـدام نـمايند.

هر سند تنظيمي در دفاتر اسنادرسمي تحت هر عنواني که باشد داراي مـوضوع و مـورد مختص‌ آن‌ سند مي باشد مـوضوع سـند در اسـناد قـطعي غـيرمنقول و منقول و صلح غـيرمنقول و صـلح منقول و اجاره و هبه و وقف و. . . عبارت است از مورد معامله مورد صلح مورد اجاره مورد وقف که داراي‌ مـشخصات‌ و پلاک و حـدود انـحصاري است .

طبق‌ اصل پانزدهم قانون اساسي زبان و خط رسمي و مشترک مردم ايران فـارسي اسـت اسـناد و مکاتبات و متون رسمي‌ و کتب‌ درسي بايد با اين زبان و خط باشد اين اصل به صورت آمره‌ بـيان‌ شده که اسناد و مکاتبات و غیره بايد فارسي باشند‌ حال‌ چنانچه‌ متعاملين يا شهود واشخاص دخـيل در اسناد‌ فارسي‌ ندانند بـايد اظـهاراتشان توسط مترجم به زبان فارسي ترجمه شود که اين امر‌ را‌ ماده ٦١ ق . ث متذکر شده است‌ هرگاه‌ طرفين معامله‌ يا‌ شهود‌ زبان فارسي را ندانند و مسئول دفتر‌ نيز‌ زبان آنها را نداند اظهارات آنها به وسيله مـترجم رسمي ترجمه خواهد‌ شد‌.

در ماده ٤ آئين نامه ثبت انتقالات و معاملات‌ کشتيها‌ تصريح‌ شده «دفـاتر اسـنادرسمي مخصوص ثبت معاملات کشتي ها مـکلفند قبل از اقدام به ثـبت‌ هـرگونه‌ معامله‌ وضع کشتي را از سازمان بـنادر و کـشتيراني استعلام نمايند». طبق ماده ٣ آئين نامه مذکور‌ : «ثبت‌ اسناد مربوط به معاملات کشتي عـيناً تـابع مقررات مربوط به ثبت اسـناد رسـمي‌ اسـت‌ ». هنگام‌ ثبت اسـناد مـربوط به معاملات کشتي و هـمچنين رعـايت مفاد ماده ٢٥ قانون دريايي ايران‌ در‌ مورد نشر آگهي فروش (انجام معامله در روزنامه رسمي کشور و يکـي از روزنـامه‌ هاي‌ کثير‌ الانتشار مرکز در سه نـوبت هـرنوبت به فـاصله ١٠ روز آگـهي مـي شود) تاريخ و ساعت‌ ثـبت‌ اسناد معامله کشتي شماره تابعيت کشتي و مشخصات اصلي کشتي را در دفاتر‌ اسناد‌ درج‌ نمايند مشخصات مـزبور عـبارت است از :نام کشتي، توان قوه مـحرکه و بـخار، ديزل و. . . عـلائم مـشخصه‌ نـام‌ و مليت‌ و محل اقـامت مـالک يا مالکين و سهم هر يک از آنها نام محل‌ ثبت‌ کشتي و بندر وابسته . معمولاً اسناد کشتي ها مانند اسـناد قـطعي مـنقول تنظيم مي شوند.

مشاوره ثبتی آنلاین ( غیرحضوری ) و دوره ها و فیلم های آموزشی سردفتریاینستاگرم آموزش های سردفتری - کلیک کنید
+