دفتر اسناد رسمی چیست ؟ جواب و تعریف این سوال را در این بخش گام به گام یاد می گیریم ،‌ با آموزشگاه حقوقی وفاگستر به مدیریت اسماعیل وفایی همراه باشید :
از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده ارگانهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌ است.

کار دفتر اسناد رسمی

دفاتر اسناد رسمی بخشی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمناً کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند.
واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضاییه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده‌ است،که خود جای تامل و نگرانی بوده و هست.دوره های آموزش دفتر اسناد رسمی ویژه بازار کار

دفتر اسناد رسمی یا دفترخانه یا محضر

دفتر اسناد رسمی یا دفترخانه یا محضر یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه‌ای عقود و قراردادهاو تنظیم و ثبت رسمی اسناد در ایران است.
هرچند این نهاد زیر نظر قوه قضاییه  است ولی بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود.
دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه‌ است.
این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند.مشاوره ثبتی دفتر اسناد رسمی

دفتر اسناد رسمی در ایران

 هر چند در ایران به ظاهر، سردفتری اسناد رسمی از مشاغل آزاد به‌شمار می‌آید لکن قوانین ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می‌نماید.
در ایران شخصیت حقوقی دفترخانه، شخصیت مستقلی نیست و دفترخانه از استقلال حقوقی برخوردار نیست.

ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی ایران

ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می‌نماید در صورتی که بدیهی است سردفتر نباید هر سندی تنظیم کند مگر اینکه قدرت استدلال و دفاع از آن سند تنظیمی را در خود قبل از تنظیم سند دیده و سنجیده باشد که بعداً بتواند از خود دفاع کند.
در حقوق فرانسه دفترخانه ها وظایف خود را با استقلال و در محدوده حرفه‌های آزاد به انجام می‌رسانند.

مبحث اول: تشکیلات دفترخانه

سردفتر:اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور  با جلب نظر مشورتی  کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می‌شود. ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی تأکید می‌کند که همه «مسئولیت‌های دفترخانه بر عهده سردفتر است». همکاری و مشاوره در محل دفاتر تازه تاسیس

دفتریار :

دفتریار سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد.طبق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار می‌تواند یک دفتریار دوم هم داشته باشد.

چگونه یک دفتریار می تواند سردفتر شود ؟

دفتریار اصیل میتواند بعد از سه یا هفت سال سابقه دفتریاری، سردفتر شوند.
دفتریار برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی و با پیشنهاد سردفترمنصوب می‌شود. سردفتر حق تقاضای هیچ کاری از دفتریار ندارد و سردفتر حق اخراج وی را ندارد.
دفتریار، شریک درآمد دفترخانه است.
دفتریار فقط در درآمد شریک است (15 درصد از حق التحریر ماهیانه دفترخانه )و در کار و مسئولیت و هزینه‌ها وضررها هیچ شراکتی ندارد.
در قانون، هیچ مسئولیتی برای دفتریار ذکر نشده‌است.
امضای دفتریار در اعتباربخشی به اسنادرسمی تأثیری ندارد!!

دفترنویس:

دفترنویس یا « ثبّات » کارکنانی بودند که متن اسنادی که متون اسناد تنظیمی را در دفتر سردفتر ثبت می‌کردند و این دفاتر به امضای متعهدین و سردفتر و دفتریار می‌رسید.
از سال‌های ۱۳۹۲ تا سال ۱۳۹۵ و سال‌های پس از آن با راه اندازی ((سامانه ثبت الکترونیکی اسناد )) به تدریج این شغل از تشکیلات دفاتر اسناد رسمی حذف گردید و بجای آن از اپراتور های ماهر و مسلط به تنظیم سند استفاده میشود.

سندنویس:

سندنویسان همان  (کارمندان باتجربه و مسلط به نحوه تنظیم اسناد )هستند و این شغل یکی از مهم‌ترین سمتها در یک دفترخانه است.

مبحث دوم) : مسئولیت های دفترخانه

سه نوع مسئولیت برای دفاتر اسناد رسمی در ایران وجود دارد:

۱-مسئولیت انتظامی و اداری ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مجازات‌های انتظامی را برمی‌شمرد که ۵ درجه شامل :
۱-توبیخ با درج در پرونده،
۲- جریمه‌های نقدی،
۳و۴- انواع انفصال موقت
۵- انفصال دائم می‌باشد
و طبق ماده ۲۹ آئین‌نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده‌است.

۲-مسئولیت کیفری :

سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲و ۱۰۳ قانون ثبت پیش‌بینی گردیده‌است؛
و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم‌های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود ، جاعل در اسناد رسمی محسوب و به مجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد.
نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید.

۳-مسئولیت مدنی سردفتر :

هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌های مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید.
سردفترانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسئول خواهند بود .
هرگاه سندی در اثر (تقصیر یا تخلف) آن‌ها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازتهای مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند.

قانون و مسئولیت مدنی سردفتر

مسئولیت مدنی سردفتر بطور انحصاری منطبق با هیچ‌کدام از نظریه‌های تقصیر یا خطر یا تضمین حق و غیره نبوده و قواعد تسبیب و اتلاف را هم نمی‌توان بطور انحصاری از موجبات و مبانی آن تلقی نمود؛
بلکه مجموعه‌ای از عناصر هر یک را به همراه خود داشته و چون منشأ ایجاد آن «قانون» بوده دارای ترکیب و ماهیت ویژه‌ای است که با سایر وجوه مسئولیت مدنی متفاوت است.آموزش آنلاین و غیر حضوری سردفتری | آموزش مجازی ثبتی

مسئولیت مدنی سردفتر

مسئولیت مدنی سردفتر نسبت به تمام ضررهای مادی و معنوی و در برابر تمامی اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی، عمومیت و شمول دارد.
هیچ گونه تناسبی بین تعهدات و مسئولیت‌های سردفتر از یک طرف و حقوق و مزایای وی از طرف دیگر در قیاس با سایر مشاغل حرفه‌ای وجود ندارد!
مسؤولیت مدنی سردفتر اسناد رسمی چیزی فراتر از مسؤولیتهای اداری اوست.
در صورت بروز تقصیر یا حتی خطایی ساده و ورود خسارت، وی مجبور به جبران آن در حق اشخاص زیاندیده است و با توجه کثرت و پیچیدگی‌های تکالیف و وظایف سردفتران اسناد رسمی، بروز خطا گریزناپذیر است.

مبحث سوم): موانع موجود برای تنظیم اسناد رسمی

مطابق ماده ۱۶ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ مقرر شده که هیچ سندی را نمی‌توان، تنظیم و در دفاتر اسناد رسمی ثبت کرد مگر آنکه موافق مقررات و قانون باشد،
بعد از تصویب این قانون سردفتران و دفتریارانی که برخلاف قانون سندی را تنظیم و ثبت می‌کردند متخلف محسوب می‌شدند.

ماده ۲۹ و ثبت اسناد رسمی

قانونگذار فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌ است ولی ماده ۲۹ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ «تنظیم سند برخلاف بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها» را به عنوان تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران عنوان نموده‌است که مورد نظر قانونگذار نبوده‌است،
قانون فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌ است.
در کشور ایران موانع ایجادشده بر سر راه تنظیم سندرسمی موجب روی گردانی مردم از تنظیم اسنادرسمی شده‌ است.
این مشکلات زمینه‌ساز دعوی و باعث افزایش حضور مردم در محاکم و مراجع قضایی است.

در پایان :

برای تنظیم رسمی اسناد استعلامات متعددی نیاز است.
از جمله دلایلی که مانع مراجعه مردم برای تنظیم اسناد به صورت رسمی در دفترخانه‌ها می‌شود، این است که دولت اسناد رسمی را به عنوان وسیله‌ای برای وصول مطالبات خود قرار می‌دهد.
یکی از مطالبی که به عنوان مانع در کتابت معاملات مردم مطرح هست تبدیل شدن سند رسمی برای دولت به “سر گردنه” است؛
یعنی به فردی که می‌خواهد سندش را منتقل کند می‌گویند برو از دارایی و ادارات دیگر گواهی مفاصاحساب بگیر!!
در واقع دولت زورش نمی‌رسد مطالبات خود را وصول کند و سرگردنه را می‌گیرد و دولت اسناد رسمی را به عنوان راهکاری برای جبران کم کاری و ناتوانی دستگاه‌های دیگر قرار داده‌است.

سوالات متداول در خصوص دفاتر اسناد رسمی